Где и как оформить МЧД на сотрудника

1 сентября 2024 года завершится переход на машиночитаемую доверенность, или МЧД. Это означает, что с этой даты все юридические лица и индивидуальные предприниматели смогут подписывать документы только одним способом — с помощью электронной подписи физического лица или машиночитаемой доверенности. Часть компаний уже полностью перешла на работу по новым правилам, но у бизнеса до сих пор остается много вопросов по теме машиночитаемой доверенности. В этой статье рассказываем все, что нужно знать, чтобы переход на МЧД стал для вашей компании максимально простым и легким.

МЧД, или электронная доверенность — это подобие доверенности на подписание электронных документов на бумажном носителе, но в цифровом виде. Вы получаете файл, который выпущен в формате XML и дает сотруднику право подписи, как законному представителю организации. В таком документе вы сами указываете данные об уполномоченном работнике и обозначаете те полномочия, которыми наделяете своего представителя при заверении электронных документов.

С помощью МЧД представитель компании может заверить государственные органы или юридические организации, что у него есть право подписывать электронные документы от имени руководства. В отличие от сканированной бумажной версии доверенности, здесь есть специальный формат и особые предписания к содержательности, благодаря чему информационные системы и сервисы автоматически считывают и распознают данные.

Выпуском электронной доверенности занимается Федеральная налоговая служба (ФНС). Здесь доверенность нужно зарегистрировать в распределительном реестре и заверить квалифицированной электронной подписью (КЭП) генерального директора компании. При сдаче отчетов или заверении иных документов сотруднику нужно будет только приложить машиночитаемую доверенность к остальным файлам.

Главная задача МЧД — создать безопасность при подписании документов с помощью электронной подписи. Ранее существовали только два способа подписи документов, но ни один из них не мог гарантировать, что сотрудник не превысит свои полномочия.

Другие способы подписания документов:

МЧД, как способ подписания документов от лица компании, полностью безопасен для организации. Файл содержит информацию о сотруднике и его полномочиях, но здесь нет данных о самой организации. Поэтому работник не сможет сделать недопустимых действий в обход руководства. Он вправе только прикладывать МЧД при подписании документов, чтобы подтвердить свои полномочия.

Введение МЧД в тестовом режиме началось 1 марта 2022 года. 1 сентября 2023 года подписание документов с использованием доверенности в электронном виде стало обязательным. С этого дня удостоверяющие центры прекратили выдачу сертификатов с реквизитами юрлиц для сотрудников. Сертификаты, выданные до 1 сентября 2023 года, остаются действующими до конца своего срока. Но продлить их уже будет нельзя. К примеру, если сертификат истекает 1 апреля 2024 года, компании придется оформлять МЧД.

К 1 сентября 2024 года все юридические организации будут переведены на МЧД, и работникам потребуется сертификат физлица с машиночитаемой доверенностью. Пока же у сотрудников есть два способа подписывать документы:

Например, ФНС, СФР, ЕГАИС, Федресурс уже работают по новым правилам. На этих ресурсах можно использовать МЧД.

Нормативная база по работе с машиночитаемыми доверенностями полностью разработана и применяется с 1 сентября 2023 года. На практике чаще всего вопросы вызывает сам выпуск доверенностей, их хранение и использование. Разберем основные понятия.

Чтобы создать МЧД, нужно внести необходимую информацию: период действия, ИНН, КПП, ОГРН организации, адрес, Ф. И. О. и должность работника. Сделать это может руководитель или сам сотрудник. После этого директор компании должен подписать МЧД своей электронной подписью. Электронная подпись физического лица в данном случае не подойдет. Когда доверенность будет подписана, ее нужно отправить в распределительный реестр ФНС и информационную систему, где она будет храниться.

Хранить МЧД можно в распределительном реестре ФНС или информационных системах. Выбор зависит от того, где руководитель компании подписал доверенности, куда их будут передавать и как выстроена работа в организации.

Информационные системы для хранения МЧД:

Также для хранения МЧД подходят информационные системы, в которых подписывают документы. Они могут быть сторонними или собственностью компании. Еще один вариант — информационные центры аккредитованных доверенных третьих сторон, но на практике таких пока еще не существует.

Чтобы воспользоваться МЧД, сотрудник должен зайти в архив системы, где хранится файл, и прикрепить его при отправке пакета подписанных документов. На той стороне получат файл и проверят информацию из него.

Также есть второй способ — нужно указать только номер МЧД. Но в таком случае необходимо, чтобы файл хранился не в собственной системе компании, а в сторонней. Дело в том, что системы вроде распределительного реестра ФНС не только хранят доверенности, но и передают информацию из них в общую базу. Введя номер МЧД, получатель подписанных документов сможет сам проверить наличие полномочий у отправителя. Главное, чтобы сотрудники компании умели пользоваться общей базой доверенностей.

Информация, которую сможет проверить получатель файла или номера МЧД:

В случаях, когда у сотрудника поменялись полномочия, руководитель компании должен отозвать МЧД. Для этого необходимо отправить заявление на отзыв в ту информационную систему, в которой хранится машиночитаемая доверенность. Форма заявления у каждой системы своя.

Отозвать машиночитаемую доверенность также может и сам сотрудник. Для этого ему нужно будет воспользоваться своим сертификатом, чтобы подписать отказ.

Вне зависимости от того, в какой системе будет храниться машиночитаемая доверенность, содержание у нее должно быть одинаковым. Требования к содержанию прописаны в приказе Минцифры от 18.08.2021 №857.

Содержание доверенности:

Единый формат МЧД, разработанный Минцифры, сделает более удобным пользование доверенностями. Это уже подтвердили крупные компании, перешедшие на электронный документооборот. Но пока на практике единый формат носит лишь рекомендательный характер. Возможно, уже скоро требования будут одинаковыми для всех систем.

Когда руководитель создает МЧД, он может выбрать опцию передоверия. То есть сотрудник, на чье имя оформили машиночитаемую доверенность, вправе передать ее третьему лицу. Однако здесь необходимо соблюсти пару условий.

Правила передоверия МЧД:

Таких цепочек передоверия может быть несколько. Но главной всегда остается первая, ее также называют «родительская» или «корневая». Если она перестала действовать, например вышел срок или отозвал директор, все остальные тоже прекращают свое действие.

Полномочия указываются в свободной форме. Чтобы было проще, вы можете взять классификатор и посмотреть наиболее распространенные полномочия. Такой классификатор можно найти на Госуслугах. Полномочия ищите по номеру или названию.

Налоговые органы России уже перешли на новый порядок работы. Поэтому вы можете сдавать декларации, используя машиночитаемую доверенность. Для этого нужно один раз отправить свой МЧД в ФНС до отправки налоговой отчетности. Саму машиночитаемую доверенность в данном случае оформляют на уполномоченного работника или бухгалтерскую компанию, которая занимается обслуживанием вашей организации. Процесс подачи декларации точно такой же, как на бумажном носителе, только теперь переведен в онлайн-режим.

Точно такой же порядок и с Социальным фондом России (СФР). Вам нужно один раз отправить МЧД в СФР перед подачей отчетности. После этого Фонд присвоит номер, который нужно будет указывать при последующей передаче отчетов.

Система маркировки «Честный ЗНАК», система «Федресурс» и портал Федеральной таможенной службы (ФТС) перешли на новый порядок работы с МЧД. Поэтому при использовании этих ресурсов вы можете применять машиночитаемую доверенность.

Росстат и некоторые другие государственные порталы пока только рассматривают вариант перехода на новый порядок. Поэтому форматов доверенностей у них еще нет. В любом случае 1 сентября 2024 года все коммерческие и государственные организации будут обязаны завершить переход.

В электронном документообороте между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями можно использовать машиночитаемую доверенность — отправлять и получать файл при подписании документов. Принцип работы здесь такой же, как и при обращении в государственные структуры. Руководитель должен подписать МЧД своей электронной подписью, после чего уполномоченный сотрудник сможет подписывать документы от лица юридического лица или индивидуального предпринимателя.