Что такое счет-фактура на аванс и когда выставляется

Факт получения поставщиком предоплаты от покупателя отражают в документах. Расскажем о счёте-фактуре на аванс — зачем нужен авансовый документ, как его заполнять и регистрировать и когда он не нужен

Счёт-фактура — это документ налогового учёта, в котором подтверждается сумма выставленного налога на добавленную стоимость. Он доказывает факт получения продавцом денег поставщиком и содержит информацию о товарах, услугах или работах, их стоимости, сумме НДС.

Авансовый счёт-фактура отличается от обычного тем, что его выставляют до фактического оказания услуги или поставки товара. Покупатель может принять НДС к вычету с суммы перечисленной предоплаты, даже если товар ещё не поступил. Если стороны сделки имеют дело с несколькими авансами, то отдельный счёт-фактура оформляется на каждый из них.

Если поставщик не выставит счёт-фактуру на аванс, то у него будут проблемы при учёте НДС. Кроме того, отсутствие счëта-фактуры на предоплату может расцениваться как грубое нарушение правил учёта, за которое предусмотрено наложение штрафа.

Счëт-фактура на предоплату нужна обеим сторонам сделки:

Когда товары отгрузят, стороны поменяются местами и ещё раз зарегистрируют счёт-фактуру. Продавец будет заявлять вычет НДС с аванса, а получатель — возвращать принятый ранее вычет и уплачивать налог в бюджет.

Обязанность выставлять счета-фактуры на авансовые платежи установлена Налоговым кодексом РФ. Если поставщик по какой-либо причине не выставляет счёт-фактуру, покупатель вряд ли сможет получить вычет по НДС. Дело в том, что этот документ является единственным подтверждением наличия права на вычет. При этом ответственность продавца за невыдачу счёта-фактуры Налоговым кодексом не предусмотрена. Закон обязывает выставить счёт, но не требует его передавать второй стороне сделки. Поэтому при заключении договора стоит там прописать эту обязанность, а также установить сроки передачи авансового счёт-фактуры. Если на этапе заключения сделки необходимость передачи документа не была оговорена, и продавец не отправляет счёт-фактуру, покупатель может направить ему письменный запрос. Там стоит указать на право обратиться в суд при отсутствии ответа на письмо.

Авансовый счёт-фактура должен быть выставлен в течение пяти календарных дней после получения предоплаты.

Например, поставщик получил предоплату 10 числа. Значит, счёт-фактуру нужно выставить до 15 числа включительно. Если 15 число выпало на воскресенье (или иной нерабочий день), то счëт-фактуру надо составить в первый рабочий день. В нашем случае — в понедельник.

Важно помнить, что авансовые счета-фактуры должны быть зарегистрированы обеими сторонами сделки.

В документообороте РФ также используется УПД, или универсальный передаточный документ. Он объединяет отгрузочный документ и счёт-фактуру. Учтите, что он служит только отгрузочным документом и не может выдаваться при получении аванса. Получение предоплаты подтверждается только авансовым счётом-фактурой.

В некоторых случаях счёт-фактуру при получении аванса можно не оформлять. Это возможно, если:

Ещë один случай, когда не нужен счёт-фактура на предоплату — отгрузка произойдёт быстро, а именно в течение пяти дней с даты получения предоплаты. Так разрешает делать Минфин РФ. Однако налоговая служба РФ придерживается позиции, что независимо от срока отгрузки товара, документ нужно выставлять. Поэтому необходимость выставления счёта-фактуры в этом случае является спорным вопросом.

Если в рамках исполнения договора поставки идут непрерывно и регулярно, то выставлять счёт-фактуру на каждую предоплату не обязательно. Можно составить один документ в срок до пятого числа месяца, который следует за истекшим.

Продавец регистрирует документ так:

Поставщик должен внести данные в книгу продаж во все графы, за исключением 14, 16 и 19, а также тех, для которых нет информации. После этого он может принимать выделенную сумму НДС. Тот же счёт-фактуру в момент отгрузки надо зарегистрировать в книге покупок, затем принимать к вычету НДС с аванса.

Факт принятия продавцом к вычету ранее начисленного налога на добавленную стоимость с полученного аванса должен быть зарегистрирован в книге покупок без оформления отдельного документа.

Для покупателя схема немного длиннее. Он:

После получения счёта-фактуры на аванс покупатель вносит документ в книгу покупок. Как только это было сделано, он может принять к возврату выделенную сумму налога на добавленную стоимость. Далее покупатель получает товары в счёт аванса, а также счёт-фактуру на отгрузку. Последний также регистрируют в книге покупок, НДС с отгрузки принимается к вычету. Затем надо восстановить НДС с аванса, для чего счёт-фактуру на аванс регистрируют в книге продаж.

Иногда после получения предоплаты и выставления авансового счёта-фактуры стороны прекращают сотрудничество, и продавец перечисляет аванс обратно. Покупатель при этом уже принял НДС к вычету. В этом случае нужно восстановить налог, а ранее полученный счёт-фактуру занести в книгу продаж как возврат аванса.

Счёт-фактура заполняется по типовой форме. Его можно оформить на бумаге или в электронном виде. В первом случае необходимо два экземпляра, по одному для каждой стороны сделки. Электронную счëт-фактура заполняют по формату из приказа ФНС РФ, если согласны обе стороны сделки.

Документ заполняется так же, как и обычный счёт-фактура, но с некоторыми нюансами. Шапка счёта-фактуры содержит:

Далее в счëт-фактуре следует табличная часть. Там необходимо заполнить:

Чтобы заполнить все оставшиеся графы у продавца в момент составления счёта-фактуры не будет хватать данных. Поэтому к авансовому документу менее строгие требования, чем к отгрузочному — здесь допускается оставлять некоторые поля без данных. Однако для покупателя, с точки зрения возврата НДС, оба счёта-фактуры равны. После заполнения документ должен подписать директор, бухгалтер или уполномоченные лица. ИП подписывает счёт сам или передаёт эту обязанность уполномоченному лицу.

Кроме того, при заполнении документа стоит учесть некоторые моменты:

Для кодификации операций в книгах используют коды видов операций (КВО). При оформлении авансового счёта и возмещения НДС в РФ используют:

Заполнение счёта-фактуры — важный этап бухгалтерского учёта. Неверное оформление может привести к налоговым последствиям. Распространённые ошибки:

Бывает, что даже при наличии ошибок важные данные можно понять: сумму и ставку НДС, продавца и покупателя, название товара или работы, цену. В этом случае недочёты в счëте могут признать несущественными и оформить вычет. Также некритичны ошибки в реквизитах платёжного поручения, по которому перечислен аванс, если остальные строки и графы заполнили без ошибок.

Если же при оформлении авансового счёта продавцом были допущены такие ошибки, из-за которых нельзя узнать необходимую информацию, в возврате средств откажут. В такой ситуации поставщику придётся доплачивать НДС.