Что такое фискальный накопитель в кассовом аппарате

По закону 54-ФЗ вся контрольно-кассовая техника (ККТ) в торговле должна иметь фискальный накопитель (ФН), который нужен даже интернет-магазинам. Это специальный чип в кассовом аппарате, который отвечает за запись и хранение данных о платёжных операциях: наличные и безналичные расчёты, проведённые через кассу. Помимо хранения, чип отвечает за шифрование этих данных и их безопасную передачу оператору фискальных данных (ОФД) через интернет, который её обрабатывает, а затем передать в налоговую. Эти данные нельзя исправить или переделать, это нарушение закона.

В зависимости от типа бизнеса и формы налогообложения, можно использовать два вида устройств: со сроком службы 15 месяцев и 36 месяцев.

ФН на 36 месяцев

ФН на 15 месяцев

Оба варианта

ФН, работающий в автономном режиме, сможет прослужить меньше заявленного производителем срока. Например, чип на 36 месяцев из-за необходимости копить данные непосредственно в микросхеме прослужит всего лишь 18-19 месяцев. С введением маркировки товаров были утверждены новые образцы накопителей — ФН-М. Они способны работать с новым форматом данных ФФД 1.2: проверять достоверность маркировки, легальность товара, считывать коды, направлять нужные данные на кассовый аппарат.

Помимо этого, новые чипы поддерживают старые форматы ФФД 1.05 и ФФД 1.1. А проверить, соответствует ли чип новым требованиям закона, можно в специальном реестре на сайте ФНС.

Фискальный накопитель должен быть подключён к интернету, чтобы постоянно передавать данные ОФД. Если сигнал пропадёт, данные сохранятся на микросхеме, и будут переданы, когда сеть снова заработает. Получив чек, ОФД отправляет подтверждение. Максимальный срок хранения данных на ФН — 30 дней. Если за это время с устройства не будет отправлен ни один чек, и ОФД не выдаст подтверждение, аппарат заблокируется. Ещё одна возможная причина блокировки — переполнение памяти. Электронный чип может прослужить меньше заявленного срока, если он формирует больше 200 чеков в сутки. Проработать больше 15 или 36 месяцев устройство не может, оно автоматически блокируется по истечении срока службы, заявленного производителем.

Нужно следить за его ресурсом:

Можно посмотреть, остались ли неотправленные чеки за смену, при снятии итогового отчёта в графе «Количество непереданных ФД». Если там стоит любое число, кроме нуля, нужно выяснить, с какой даты прекратилась отправка данных. Для отправки чеков должен работать интернет.

Чип с истекшим сроком службы или переполненной памятью необходимо вовремя заменить. Устройство само напомнит об этом — за месяц до окончания в отчёте о закрытии дневной смены появится соответствующая информационная строка. Это можно сделать самостоятельно, просто снять на кассовом аппарате отчёт о закрытии фискального накопителя, но неотправленных чеков на этот момент быть не должно. Затем нужно извлечь чип из оборудования и заменить на новый.

После замены микросхемы накопитель надо повторно регистрировать в налоговой. Заявление можно подать в личном кабинете ФНС и указать данные нового фискального накопителя. Налоговая служба выдаст предпринимателю новую регистрационную карточку ККТ, и с этого момента можно пользоваться кассой.

По закону предприниматель обязан хранить чип на протяжении 5 лет, так как он служит резервным хранилищем данных. Сведения могут потребоваться сотрудникам ФНС для уточнения. Важно, чтобы к устройству не было доступа посторонних, пользователь несёт за это ответственность. Использовать старый чип нельзя, они предназначены для однократного применения одним налогоплательщиком. По прошествии 5 лет устройство можно утилизировать. Бывает так, что предприниматель решает заменить кассовый аппарат на новый, а старый выставляет на продажу. Это не запрещено законом, но также надо закрыть ФН и изъять его на хранение. Продавать чип новому владельцу нельзя, он связан с ИНН предпринимателя или юридического лица.

Купить новый чип или заменить старый можно у производителей, включённых в официальный реестр ФНС. Настроить ФН можно онлайн с помощью сервиса ЮКassa, и он будет в связке с онлайн-кассой фиксировать все платёжные операции, выдавать чеки покупателям и своевременно передавать данные ОФД и в налоговую.