Что такое фискальный накопитель в кассовом аппарате

По закону 54-ФЗ вся контрольно-кассовая техника (ККТ) в торговле должна иметь фискальный накопитель (ФН), который нужен даже интернет-магазинам. Это специальный чип в кассовом устройстве, который отвечает за запись и хранение данных о платёжных операциях: наличные и безналичные расчёты, проведённые через кассу. Помимо хранения, чип отвечает за шифрование этих данных и их безопасную передачу оператору фискальных данных (ОФД) через интернет, который её обрабатывает, а затем передать в налоговую. Эти данные нельзя исправить или переделать, это нарушение закона.

В зависимости от типа бизнеса и формы налогообложения, можно использовать два вида устройств: со сроком службы 15 и 36 месяцев.

ФН на 36 мес.:

ФН на 15 мес.:

Оба варианта:

ФН, работающий в автономном режиме, сможет прослужить меньше заявленного производителем срока. Например, чип на 3 года из-за необходимости копить данные непосредственно в микросхеме прослужит всего лишь 18-19 месяцев. С введением маркировки товаров были утверждены новые образцы накопителей — ФН-М. Они способны работать с новым форматом данных ФФД 1.2: проверять достоверность маркировки, легальность товара, считывать коды, направлять нужные данные на кассовый аппарат.

Помимо этого, новые чипы поддерживают старые форматы ФФД 1.05 и ФФД 1.1. А проверить, соответствует ли чип новым требованиям закона, можно в специальном реестре на сайте ФНС.

По законодательству все ИП и юрлица обязаны проводить расчёты с покупателями при помощи онлайн-кассы, в которую установлен фискальный накопитель. Если же такое требование не выполняется, предпринимателям и компаниям грозит штраф. Его размер определяет ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ:

Аналогичные штрафные санкции предусмотрены и в том случае, если при расчётах используют ФН не с тем сроком эксплуатации, который предусмотрен законом в конкретном случае. Работа с таким чипом рассматривается как использование онлайн-кассы без накопителя. То есть ФН должен быть не просто работоспособным: еще нужно, чтобы он полностью соответствовал требованиям 54-ФЗ.

Все доступные варианты чипов для онлайн-касс входят в единый реестр, с которым можно ознакомиться на сайте ФНС. Требования к сроку их действия указаны в ст. 4.1 54-ФЗ. Период эксплуатации указан в документах, если конкретно — в паспорте устройства. Чтобы подобрать нужный ФН, можно воспользоваться информацией из таблицы:

Если предприниматель работает по ОСНО, следует выбирать фискальный накопитель со сроком 15 месяцев. В законодательстве указано, что торговля по такой системе должна осуществляться с ФН, период эксплуатации которого составляет не менее 13 месяцев. Однако в документах на чипы на 3 года изготовители не упоминают про ОСНО. Чтобы избежать проблем с ФНС, необходимо отдать предпочтение моделям с 15-месячным периодом работы.

Предпринимателям, которые работают на УСН, патенте и ЕСХН, законодательством установлен срок для ФН в 3 года. Аналогичное требование для периода эксплуатации накопителя распространяется и на юрлиц, которые оказывают различные услуги. Под исключение попадают предприятия, занимающиеся торговлей подакцизными товарами или выполняющие сезонные работы.

Организациям и ИП, которые торгуют подакцизными товарами, можно приобретать ФН с любым сроком — 15 или 36 мес. Независимо от выбранного варианта, чипы прослужат только 410 дней. Если предприниматели работают с онлайн-кассой без передачи данных в ОФД, то есть, по сути, в офлайн-режиме, у них также есть выбор, на какой модели остановиться — на 15 или 36 мес. Однако в первом случае фактический период эксплуатации ФН составит 13 мес., во втором — 560 дней. Если же ИП или юрлицо торгуют подакцизными товарами, но в автономном режиме, модель накопителя не будет важна. Так или иначе, период службы устройства ограничен 410 днями.

Фискальный накопитель должен быть подключён к интернету, чтобы постоянно передавать данные ОФД. Если сигнал пропадёт, данные сохранятся на микросхеме и будут переданы, когда сеть снова заработает. Получив чек, ОФД отправляет подтверждение. Максимальный срок хранения данных на ФН — 30 дней. Если за это время с устройства не будет отправлен ни один чек, и ОФД не выдаст подтверждение, техника заблокируется. Ещё одна возможная причина блокировки — переполнение памяти. Электронный чип может прослужить меньше заявленного периода, если он формирует больше 200 документов в сутки. Проработать больше 15 или 36 месяцев устройство не может, оно автоматически блокируется по истечении времени службы, заявленного производителем.

Нужно следить за его ресурсом:

Можно посмотреть, остались ли неотправленные чеки за смену, при снятии итогового отчёта в графе «Количество непереданных ФД». Если там стоит любое число, кроме нуля, нужно выяснить, с какой даты прекратилась отправка данных. Для отправки чеков должен работать интернет.

ФН — расходная деталь онлайн-кассы, и его периодически нужно менять. Этому могут быть такие причины:

Чип с истекшим временем службы или переполненной памятью необходимо вовремя заменить. Устройство само напомнит об этом — за 30 дней до окончания в отчёте о закрытии дневной смены появится соответствующая информационная строка. Это можно сделать самостоятельно, просто снять на кассовом аппарате отчёт о закрытии фискального накопителя, но неотправленных чеков на этот момент быть не должно. Затем нужно извлечь чип из оборудования и заменить на новый.

После замены микросхемы накопитель надо повторно регистрировать в налоговой. Заявление можно подать в личном кабинете ФНС и указать данные нового фискального накопителя. Ведомство выдаст предпринимателю новую регистрационную карточку ККТ, и с этого момента можно пользоваться кассой.

По закону предприниматель обязан хранить чип на протяжении 5 лет, так как он служит резервным хранилищем данных. Сведения могут потребоваться сотрудникам ФНС для уточнения. Важно, чтобы к устройству не было доступа посторонних, пользователь несёт за это ответственность. Использовать старый чип нельзя, они предназначены для однократного применения одним налогоплательщиком. По прошествии 5 лет устройство можно утилизировать. Бывает так, что предприниматель решает заменить кассовый аппарат на новый, а старый выставляет на продажу. Это не запрещено законом, но также надо закрыть ФН и изъять его на хранение. Продавать чип новому владельцу нельзя, он связан с ИНН предпринимателя или юридического лица.

Фискальный накопитель может выйти из строя по разным причинам. В результате на экране кассы появится код, который будет свидетельствовать об ошибке. Приведём в таблице самые распространённые из них и пути для решения проблемы:

Купить новый чип или заменить старый можно у производителей, включённых в официальный реестр ФНС. Настроить ФН можно дистанционно с помощью сервиса ЮКassa, и он будет в связке с онлайн-кассой фиксировать все платёжные операции, выдавать чеки покупателям и своевременно передавать данные ОФД и в налоговую.