Что сделать, чтобы подключиться к ЕГАИС
Алкогольные товары — сфера особого контроля со стороны государства. Чтобы отследить движение каждой бутылки, применяется ЕГАИС — государственная система регуляции производства и оборота спиртосодержащей продукции. Любая компания, задействованная в алкогольном бизнесе, должна быть зарегистрирована в системе. Разберем пошаговый алгоритм регистрации и требования регулятора к участникам процесса.
Аббревиатура означает единую государственную информационную систему, которая создана для контроля одной из самых проверяемых групп товаров — алкоголя. Введению такой формы контроля способствовала общая цифровизация бизнеса. Благодаря компьютерным технологиям проще отслеживать контрафакт, регулировать цены. Это возможно за счет специальной маркировки каждой позиции, которая позволяет отследить путь товара от производителя до конечного потребителя. На каждом этапе информация считывается с марки специальным оборудованием и отправляется в единую базу. Даже если бутылка разбилась, об этом также нужно сообщить в систему для списания.
Кроме того, система выполняет еще несколько задач:
- учёт производства и оборота алкоголя по видам продукции, по крепости, по субъектам страны;
- учёт импорта, анализ доли на рынке, объёмов продаж;
- анализ тенденций в сфере.
Легальность алкоголя подтверждается через базу данных ФСРАР — Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка.
Для корректной работы всей системы в магазине должно быть подходящее оснащение:
- совместимая с ЕГАИС кассовая программа;
- POS-система с принтером для чеков;
- онлайн-касса;
- 2D-сканер для считывания маркировки.
Несоблюдение установленных правил учёта алкогольной продукции чревато крупными штрафами по статье 14.19 КоАП РФ. Кроме того, работать просто не получится. Поставщики не имеют права отправлять товар тем магазинам, которые не подключены к единой системе. Любые попытки действовать в обход приведут к лишению лицензии. В составе услуг ЮKassa есть все необходимые инструменты, с которыми можно оборудовать рабочее место продавца в алкогольном магазине, в том числе современные онлайн-кассы с актуальным ПО.
Есть некоторые различия в учёте слабоалкогольных и крепких напитков. Пиво, сидр и подобные товары не требуют отметки в системе при продаже. Достаточно занести в базу информацию о закупке у поставщика. А вот для крепкого спиртного потребуется регистрация каждой бутылки, поэтому подделку продать не получится.
Отсутствие обязательств для пивных магазинов не означает отсутствие контроля. Если такая точка не подключена к ЕГАИС, то в ней должен ежедневно вестись ручной журнал продаж. Избавить от этой рутины может добровольная регистрация на портале и передача сведений в ФСРАР.
Так как это официальный государственный портал, должны быть соблюдены определенные технические требования и пройдены необходимые процедуры авторизации. Общий алгоритм подключения состоит из нескольких шагов:
- проверка и настройка компьютера;
- приобретение токена и электронной цифровой подписи;
- открытие доступа к личному кабинету на портале;
- создание RSA-ключа, дающего авторизованный доступ;
- загрузка УТМ — модуля, который обеспечивает передачу данных;
- подбор и установка товароучетной системы.
Все регистрационные этапы проводятся онлайн. Нет необходимости в личных визитах в контролирующие ведомства или оформлении документальных запросов. Разберем каждый этап подробнее.
Для выхода на портал подходит не каждое устройство. Компьютер должен соответствовать некоторым техническим требованиям, в частности:
- разрядность процессора не менее х32 с частотой от 1,18 ГГц;
- объем оперативной памяти не меньше 2 Гб;
- сетевой контроллер для управления потоками данных в локальной сети Ethernet с разъемом RJ45 и пропускной способностью в 100/1000 Mbps;
- объем свободной памяти на жестком диске от 50 Гб.
Оптимально, если скорость подключенного интернета будет не менее 256 Кбит/с. Дополнительно понадобятся программные инструменты:
- Java 8 и выше;
- бесплатное ПО от Росалкогольрегулирования;
- товароучетная система с соответствующими параметрами;
- сертифицированный носитель для ЭЦП, например JaCarta SE либо Рутокен ЭЦП 2.0.
Заплатить нужно будет только за лицензионные программы, если их нет, и за покупку токена. Расходы увеличатся, если нужно обновить компьютер.
Для входа в ЕГАИС требуется квалифицированная электронная цифровая подпись (КЭП). Руководителям компаний ее выдает удостоверяющий центр Федеральной налоговой службы. Получить КЭП можно в ближайшем отделении ФНС в порядке живой очереди. Это нужно обязательно делать лично, чтобы подтвердить данные. Дальнейшее продление действия сертификата возможно удаленно. Услуга доступна только для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, так как физлица и самозанятые не имеют права продавать алкогольную продукцию.
Чтобы открыть КЭП, понадобятся:
- паспорт;
- СНИЛС;
- выписка из ЕГРЮЛ;
- заполненное по форме заявление;
- токен с документами на него.
Сотрудникам предприятия, которые будут работать в системе по доверенности в каждой отдельной торговой точке, выдается личная ЭЦП. Выдать ее может только аккредитованный удостоверяющий центр. Полный перечень сертифицированных УЦ представлен на сайте Министерства цифрового развития. ЦП загружают только на токен — носитель в виде флешки, который содержит средства криптографической защиты информации и имеет сертификаты безопасности. Услуга выдачи ЭЦП платная, обойдется в 2−3 тысячи рублей.
В отличие от ЭЦП для сотрудников, КЭП для руководителей выдается бесплатно. Действие любой подписи длится год. Стоит отметить, что подпись, которая используется, например, для передачи отчетов в налоговую, здесь использоваться не может. Нужна только специализированная. Даже если у вас уже есть квалифицированная подпись, ее нужно проверить на соответствие параметрам работы с единой системой. До 2022 года было разрешено использовать текущие сертификаты, но сегодня при несовпадении в параметрах придется оформить новую подпись. Для индивидуального предпринимателя достаточно одной КЭП, даже если у него много магазинов. А вот юрлицу нужно приобрести ЭЦП для каждой торговой точки.
После получения подписи можно войти в личный кабинет на портале ЕГАИС. Для этого нужны:
- компьютер с операционной системой не ниже Windows XP;
- браузер Internet Explorer в версии не меньше 9.0;
- специальная программа ФСРАР-Крипто 3, которую система предложит установить во время первого входа;
- токен с записанной электронной подписью.
Также в личном кабинете есть инструменты для проверки компьютера. Встроенный сканер проверит устройство на соответствие требуемым параметрам. Это выглядит так:
- на сайте системы перейти по ссылке «Войти в личный кабинет»;
- на следующем экране появится инструкция по регистрации;
- нажав кнопку «Ознакомиться с условиями и проверить их выполнение», можно перейти на страницу проверки компьютера;
- после запуска проверки появится окно с результатами, где будет показано, соответствует ли ПК техническим требованиям.
Результаты оформлены в виде строк, подсвеченных красным либо зеленым цветом. Если все зеленые, значит, можно переходить к дальнейшим этапам. Следующим шагом станет установка программы ФСРАР-Крипто 3. Только после ее загрузки и активации появится окно перехода в личный кабинет, где необходимо будет подтвердить электронную подпись. В появившейся строке вводится пин-код ключа по ГОСТ, который обычно выдается вместе с носителем. Если по каким-то причинам его нет, можно ввести универсальный 0987654321. Это действие позволит системе считать подпись и вывести на экран сертификат, по которому пользователь сможет перейти в личный кабинет.
Для дополнительной безопасности в системе предусмотрена выдача криптографического RSA-ключа, который при каждом входе будет идентифицировать пользователя и защищать данные. Ключ записывается на один носитель с электронной подписью и считывается вместе с ней при каждом входе.
Для получения необходимо:
- в личном кабинете в левой части экрана выбрать опцию «Получить ключ»;
- в открывшемся окне обозначить место, в котором осуществляется деятельность организации;
- если необходимо добавить несколько точек, нужно воспользоваться официальной инструкцией;
- нажать кнопку «Сформировать ключ»;
- появится строка ввода пин-кода RSA, который обычно также выдается вместе с носителем (универсальный — 11111111);
- снова запустить формирование ключа;
- при необходимости повторно ввести пин-код в появившемся окне;
- далее появится сообщение системы о том, что ключ успешно записан на токен.
Только после настройки RSA-сертификата можно приступить к дальнейшей загрузке программного обеспечения.
УТМ расшифровывается как универсальный транспортный модуль. Это специальная программа, которая позволяет безопасно передавать сведения о движении и торговле алкогольными товарами в базу портала ЕГАИС. Скачать модуль можно в личном кабинете. Алгоритм установки такой же, как и для любой другой программы. С сайта скачивается установочный файл. После его запуска на компьютере включается мастер установки, с которым приложение легко инсталлируется на жесткий диск. При выходе новой версии файл для скачивания автоматически обновляется, поэтому на сайте всегда представлен актуальный УТМ.
УТМ предназначен для обмена данными, а для электронного документооборота нужна товароучётная система (ТУС). Это обязательный атрибут для торговли алкоголем, так как модуль от ЕГАИС не имеет пользовательского интерфейса. В УТМ нельзя внести данные вручную, сформировать документы, настроить автоматизацию. Поэтому в магазинах применяются ТУС. Программы поставляются в двух форматах:
- коробочные версии устанавливаются локально на один компьютер, требуют хорошей производительности системы и места на жёстком диске. Удобны для единичной торговой точки;
- облачные системы доступны онлайн, подразумевают несколько пользователей и точек доступа. Оптимальны для крупных сетей, где невозможно выстроить единую локальную инфраструктуру.
Главный критерий в выборе товароучётной системы — обмен данными с УТМ. Вот некоторые стандартные функции ТУС с поддержкой ЕГАИС:
- приёмка товара от поставщиков;
- акты списания за смену;
- отчёты о продажах;
- отказ от закупок;
- запрос остатков в ЕГАИС;
- контроль минимальной розничной цены;
- учёт товаров с федеральными специальными марками.
Также в ТУС отражаются данных о закупках. Поставщик помимо печатной накладной отправляет в ЕГАИС электронную, поэтому система уже на этом этапе знает, что тот или иной магазин закупил партию подконтрольного товара. Данные с портала поступают в товароучётную систему, поэтому на месте можно сверить бумажный и электронный документ. Это делает поставки прозрачнее, снижает количество ошибок. Все расхождения также фиксируются через ЕГАИС, чтобы исключить споры и необоснованные претензии со стороны регулятора.
Объединив в единый комплекс оборудование и программы, можно наладить правильную работу торговой точки. Так, при продаже бутылки крепкого алкоголя продавец сначала отсканирует обычный штрихкод, затем специальную маркировку. Покупатель получит чек с QR-кодом, который ведет на портал ЕГАИС. Это позволяет потребителю лично увидеть, кем был произведен этот товар, когда и где закуплен и сколько времени прошло до продажи. Именно такую цель преследовал законодатель при внедрении портала. После несложных регистраций по пошаговым инструкциям и настроек продавец алкоголя будет подключён к системе и сможет вести прозрачный бизнес.
