Алкогольные товары — сфера особого контроля со стороны государства. Чтобы отследить движение каждой бутылки, применяется ЕГАИС — государственная система регуляции производства и оборота спиртосодержащей продукции. Любая компания, задействованная в работе с алкоголем, должна быть зарегистрирована в системе. Разберём пошаговый алгоритм регистрации в ЕГАИС и требования регулятора к участникам процесса.
Что такое ЕГАИС
Аббревиатура означает единую государственную автоматизированную информационную систему, которая создана для контроля одной из самых проверяемых групп товаров — алкоголя. Введению такой формы контроля способствовала общая цифровизация работы бизнеса. Благодаря компьютерным технологиям проще отслеживать контрафакт, регулировать цены. На каждом этапе информация считывается с марки специальным оборудованием и отправляется в единую базу. Даже если продажи не было и бутылка разбилась, об этом также нужно сообщить в ЕГАИС для списания.
Ещё система выполняет задачи по:
- учёту производства и оборота алкоголя по видам продукции, по крепости, по субъектам страны;
- учёту импорта, анализ доли на рынке, объёмов продаж;
- анализу тенденций в сфере.
Легальность алкоголя подтверждается через базу данных Росалкогольтабакконтроля (РАТК).
Для корректной работы всей системы в магазине нужно установить подходящее оснащение:
- совместимая с ЕГАИС поддерживающая обмен данных с УТМ (универсальный транспортный модуль) кассовая программа;
- защищённый USB-носитель для квалифицированной электронной подписи (КЭП);
- УТМ;
- POS-система с принтером для чеков;
- товароучётная система и кассовая программа;
- онлайн-касса;
- 2D-сканер для считывания маркировки.
Несоблюдение установленных правил учёта алкогольной продукции в ЕГАИС чревато крупными штрафами по статье 14.19 КоАП РФ. Кроме того, работать просто не получится. Поставщики не имеют права отправлять товар тем магазинам, которые не подключены к ЕГАИС. В составе услуг ЮKassa есть все необходимые инструменты, с которыми можно оборудовать рабочее место продавца в алкогольном магазине, в том числе современные онлайн-кассы с актуальным ПО.
Есть некоторые различия в учёте слабоалкогольных и крепких напитков. Чтобы работать с пивом, сидром и подобными товарами не требуется проставлять отметки в системе при продаже. Достаточно занести в базу информацию о закупке у поставщика. А вот для крепкого спиртного потребуется регистрация каждой бутылки.
С 1 сентября 2025 года станет обязательным электронный документооборот (ЭДО) для пива в банках, бутылках и другой потребительской упаковке. Приёмка, перемещение и возврат товара должны будут подтверждаться магазином не только в ЕГАИС, но и в Честном знаке через УПД. Так же как и для кегового пива, при работе нужно указывать код-идентификатор электронного или бумажного перевозочного документа с отражением госномера машины, которая привезла товар.
Этапы подключения к ЕГАИС
Общий алгоритм подключения к ЕГАИС состоит из нескольких шагов:
- проверка и настройка компьютера;
- приобретение токена и электронной цифровой подписи;
- открытие доступа к личному кабинету на портале;
- создание RSA-ключа, дающего авторизованный доступ;
- загрузка УТМ — модуля, который обеспечивает передачу данных;
- подбор и установка товароучётной системы;
- подключение кассовой программы.
Регистрация проводится онлайн. Разберём каждый этап подробнее.
Требования к компьютеру для работы с ЕГАИС
Чтобы работать в системе ЕГАИС, компьютер должен соответствовать некоторым техническим требованиям, в частности:
- разрядность процессора не менее х32 с частотой от 1,9 ГГц;
- объём оперативной памяти не меньше 2 Гб;
- сетевой контроллер для управления потоками данных в локальной сети Ethernet с разъёмом RJ45 и пропускной способностью в 100/1000 Mbps;
- объём свободной памяти на жёстком диске от 50 Гб.
Оптимально, если скорость подключённого интернета будет не менее 256 Кбит/с. Дополнительно для работы понадобятся программные инструменты:
- Java 8 и выше;
- бесплатное ПО от Росалкогольтабакконтроль;
- товароучетная система с соответствующими параметрами;
- сертифицированный носитель для ЭЦП, например, JaCarta SE либо Рутокен ЭЦП 2.0.
Заплатить нужно будет только за лицензионные программы, если их нет, и за покупку токена. Расходы увеличатся, если нужно обновить компьютер.
Получение электронной подписи для работы с ЕГАИС
Для входа в ЕГАИС требуется квалифицированная электронная цифровая подпись (КЭП). Руководителям компаний её выдаёт удостоверяющий центр Федеральной налоговой службы. Получить КЭП можно в ближайшем отделении ФНС по предварительной записи. Дальнейшее продление действия сертификата возможно удалённо. Получить подпись могут юридические лица и индивидуальные предприниматели, так как физлица и самозанятые не имеют права продавать алкогольную продукцию.
Чтобы открыть КЭП, понадобятся:
- паспорт;
- СНИЛС;
- выписка из ЕГРЮЛ;
- заполненное по форме заявление;
- токен с документами на него.
Сотрудникам предприятия, которые будут работать в системе по доверенности в каждой отдельной торговой точке, нужно получить личную ЭЦП и машиночитаемую доверенность. Выдать её может только аккредитованный удостоверяющий центр. Полный перечень сертифицированных УЦ представлен на сайте Министерства цифрового развития. ЦП загружают только на токен — носитель в виде флешки, который содержит средства криптографической защиты информации и имеет сертификаты безопасности. Услуга выдачи ЭЦП платная, обойдётся в 2—3 тысячи рублей.
В отличие от ЭЦП для сотрудников, КЭП руководители могут получить бесплатно. Работать она будет год. Стоит отметить, что подпись, которая используется, например, для передачи отчётов в налоговую, здесь использоваться не может. Нужна только специализированная. Даже если у вас уже есть квалифицированная подпись, её нужно проверить на соответствие параметрам работы с единой системой. Для индивидуального предпринимателя достаточно одной КЭП, даже если у него продажи идут в нескольких магазинах. А вот юрлицу нужно приобрести ЭЦП для каждой торговой точки.
Личный кабинет в ЕГАИС
После получения подписи можно войти в личный кабинет на портале ЕГАИС. Для этого нужны:
- компьютер с операционной системой не ниже Windows XP;
- браузер Internet Explorer в версии не меньше 9.0;
- специальная программа ФСРАР-Крипто 3, которую система предложит установить во время первого входа;
- токен с записанной электронной подписью.
Также в личном кабинете ЕГАИС есть инструменты для проверки компьютера. Встроенный сканер поможет установить, соответствует ли оборудование требуемым параметрам. Чтобы провести проверку, следуйте инструкции:
- на сайте системы нажмите на «Войти в личный кабинет»;
- на следующем экране появится инструкция по регистрации;
- нажмите кнопку «Ознакомиться с условиями и проверить их выполнение», можно перейти на страницу проверки оборудования;
- после запуска проверки появится окно с результатами, где будет показано, соответствует ли ПК техническим требованиям.
Результаты оформлены в виде строк, подсвеченных красным либо зелёным цветом. Если все зелёные, значит, можно переходить к дальнейшим этапам. Следующим шагом нужно установить программу ФСРАР-Крипто 3. Только после её загрузки и активации появится окно перехода в личный кабинет, где необходимо будет подтвердить электронную подпись. В появившейся строке вводится пин-код ключа по ГОСТ, который обычно выдаётся вместе с носителем. Если по каким-то причинам его нет, можно ввести универсальный 0987654321. Это позволит системе считать подпись и вывести на экран сертификат, по которому пользователь сможет перейти в личный кабинет.
Создание RSA-ключа
Для дополнительной безопасности в системе предусмотрена выдача криптографического RSA-ключа, который при каждом входе будет идентифицировать пользователя и защищать данные. Ключ записывается на один носитель с электронной подписью и считывается вместе с ней при каждом входе.
Её можно получить по инструкции:
- в личном кабинете в левой части экрана выбрать опцию «Получить ключ»;
- в открывшемся окне обозначить место, в котором осуществляется деятельность организации;
- если необходимо добавить несколько точек, нужно воспользоваться официальной инструкцией;
- нажать кнопку «Сформировать ключ»;
- появится строка ввода пин-кода RSA, который обычно также выдаётся вместе с носителем (универсальный — 11111111);
- снова нажать на формирование ключа;
- при необходимости повторно ввести пин-код в появившемся окне;
- далее появится сообщение системы о том, что ключ успешно записан на токен.
Только после настройки RSA-сертификата можно приступить к дальнейшей загрузке программного обеспечения.
Установка УТМ
УТМ расшифровывается как универсальный транспортный модуль. Это специальная программа, которая позволяет безопасно передавать сведения о движении и продаже алкогольных товаров в базу портала ЕГАИС. Скачать УТМ можно в личном кабинете. Установить её можно так же, как и любую другую программу. С сайта скачивается установочный файл. После его запуска на компьютере включается мастер установки, с которым приложение легко инсталлируется на жёсткий диск.
Выбор товароучётной системы
УТМ предназначен для обмена данными, а для электронного документооборота нужно подключение товароучётной системы (ТУС). Без неё работать с алкоголем не получится, так как транспортный модуль от ЕГАИС не имеет пользовательского интерфейса. В УТМ нельзя внести данные вручную, сформировать документы, настроить автоматизацию. Поэтому в магазинах применяются ТУС. Программы поставляются в двух форматах:
- коробочные версии устанавливаются локально на один компьютер, требуют хорошей производительности системы и места на жёстком диске. Удобны, чтобы работать на единичной торговой точке;
- облачные системы доступны онлайн, подразумевают несколько пользователей и точек доступа. Оптимальны к подключению для крупных сетей, где невозможно выстроить единую локальную инфраструктуру.
Главный критерий, по которому можно выбрать товароучётную систему — обмен данными с УТМ. Вот некоторые стандартные функции ТУС с поддержкой ЕГАИС:
- приёмка товара от поставщиков;
- акты списания за смену;
- отчёты о продажах;
- отказ от закупок;
- запрос остатков в ЕГАИС;
- контроль минимальной розничной цены;
- учёт товаров с федеральными специальными марками.
Также в ТУС отражаются данных о закупках. Поставщик помимо печатной накладной отправляет в ЕГАИС электронную, поэтому система уже на этом этапе знает, что тот или иной магазин закупил партию подконтрольного товара. Данные с портала поступают в товароучётную систему, поэтому на месте можно сверить бумажный и электронный документ. Это делает поставки прозрачнее, снижает количество ошибок. Все расхождения также фиксируются через ЕГАИС, чтобы исключить споры и необоснованные претензии со стороны регулятора.
Объединив в единый комплекс оборудование и программы, можно наладить правильную работу торговой точки. Так, при продаже бутылки крепкого алкоголя продавец сначала отсканирует обычный штрихкод, затем специальную маркировку. Покупатель получит чек с QR-кодом, который ведёт на портал ЕГАИС. Это позволяет потребителю лично увидеть, кем был произведён этот товар, когда и где закуплен и сколько времени прошло до продажи. Именно такую цель преследовал законодатель при внедрении портала. После несложных регистраций по пошаговым инструкциям и настроек продавец алкоголя закончит подключение к системе и сможет вести прозрачный бизнес.