Чем касса (ККТ) отличается от кассы предприятия
Понятие «касса» — одно из ключевых в работе компании или индивидуального предпринимателя (ИП). При этом оно имеет два значения:
- В более узком смысле, например, с точки зрения кассира, — это контрольно-кассовая техника (ККТ).
- В широком смысле слова и с точки зрения бухгалтера — это все денежные активы бизнеса и операции с ними.
Иногда между этими двумя значениями возникает путаниц.
Один из терминов относится к техническим устройствам, а другой — к сфере бухгалтерского учёта.
Касса как устройство для формирования фискальных чеков
В данном случае имеется в виду кассовый аппарат нового образца — онлайн-касса с доступом в интернет. Согласно закону 54-ФЗ, в 2023 году такое кассовое оборудование необходимо большинству организаций и ИП, занятых в сфере торговли товарами, работами, услугами.
С помощью кассового аппарата не только выбиваются чеки для покупателей, но и отправляются данные в налоговую службу (ФНС). В приборе должен быть установлен специальный чип, который называется фискальным накопителем (ФН). Он автоматически передаёт данные обо всех операциях оператору фискальных данных (ОФД), который их обрабатывает и хранит. Оператор является посредником между налогоплательщиком и ФНС. Когда налоговый инспектор проверяет налогоплательщика, он запрашивает у ОФД сведения обо всех кассовых операциях.
Касса как деньги предприятия (операционная касса)
В данном случае имеется в виду кассовый учёт — все деньги организации и все операции, проводимые с ними, включая получение, хранение, выдачу. Такие операции могут быть не связаны с продажей товаров физлицам и использованием ККТ.
Например, когда организация выдаёт деньги под отчёт сотруднику, снимает деньги с банковского счёта на хозяйственные нужды или выплачивает зарплату, то такие операции не проходят через ККТ.
Порядок ведения кассового учёта компании или ИП прописан в Указании ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 г.
Таким образом, операционная касса — это более широкое понятие, которое может включать в себя работу с кассовыми аппаратами. Однако, кассовый учёт ведут и те продавцы, которые не обязаны использовать ККТ.
Документы для работы с контрольно-кассовой техникой
Онлайн-касса предназначена для формирования бумажных или электронных фискальных документов:
- кассовых чеков для покупателей;
- чеков возврата товара для покупателей;
- отчётов об открытии и закрытии рабочей смены.
Все эти документы также сохраняются в памяти ФН и передаются через интернет ОФД. Для продавцов чеки и отчёты являются документами, которые подтверждают получение денег от физлиц и являются инструментами внутреннего учёта.
Для покупателя кассовый чек — это гарантия соблюдения его потребительских прав. Для налоговой инспекции фискальные документы являются инструментом контроля налогоплательщиков.
Документы для операционной кассы организации
Здесь больше необходимых для работы документов:
- Расходный кассовый ордер (РКО) — документ, который оформляется при выплатах из кассы компании.
- Приходный кассовый ордер (ПКО) — документ, оформляемый при поступлении денег в кассу предприятия.
- Кассовая книга — журнал для учёта операций по РКО и ПКО.
- Авансовые отчёты — объяснения работников, на что и как были потрачены выданные под отчёт деньги.
- Платёжная ведомость (форма Т–53) и расчётно-платёжная ведомость (форма Т–49) — документы, отражающие выплаты заработной платы работникам.
Ведение перечисленной документации относится к соблюдению кассовой дисциплины и, согласно Указанию ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 г., обязательно для юрлиц и необязательна для ИП.
У предпринимателей упрощённый способ ведения бухгалтерской отчётности: они могут не составлять ПКО и РКО, не обязаны работать с кассовой книгой. Однако должны оформлять расчётно-платёжную или платёжную ведомости выдачи зарплаты работникам.
Допустим, магазин весь день продаёт товары физлицам. Покупатели платят наличными деньгами и переводами с банковских карт. Все эти операции проходят через ККТ. Кассир выдаёт покупателям чеки, о чём информация сохраняется в памяти накопителя и передаётся ОФД.
В конце дня кассир формирует ПКО на сумму поступивших за день средств. Для этого он использует сохранённую на ФН информацию о продажах. Однако, выбитые кассовым аппаратом чеки — это фискальные документы ККТ, а приходный кассовый ордер — документ, относящийся к кассовой дисциплине.
Или другой пример: магазин торгует в розницу через онлайн-кассу и одновременно с этим отправляет большие партии товара компаниям-заказчикам, получая деньги на расчётный счёт в банке. К концу дня в кассе магазина находятся деньги, поступившие через онлайн-кассу, и средства, пришедшие напрямую на расчётный счёт.
Бухгалтеру нужно собрать все данные. Чтобы сделать это быстрее, избежать ошибок и автоматизировать бухгалтерский учёт, владельцы торговых точек объединяют кассовое программное обеспечение с бухгалтерским.
Внедрение ККТ нового поколения существенно упростило бухгалтерский учёт. Например, больше не нужно составлять справку-отчёт кассира-операциониста и акт о проверке наличных денежных средств. Информация, которая раньше содержалась в этих документах, теперь попадает в налоговую инспекцию автоматически через защищённые каналы интернета.
Меры наказания, связанные с использованием контрольно-кассовой техники, прописаны в статье 14.5 КоАП. В частности, к ним относятся такие:
- Если продавец не выдаст покупателю кассовый чек, ФНС может наложить штраф на ИП или должностное лицо организации в размере 2 000 рублей, на юрлицо — 10 000 рублей. О ситуациях, когда чек не был выдан, налоговая инспекция узнаёт из жалоб покупателей.
- Если продавец вообще работает без ККТ, хотя по закону должен вести расчёты через кассу, налоговая может оштрафовать бизнес или даже приостановить его деятельность. ИП или должностное лицо могут оштрафовать минимум на 10 000 рублей. Максимальный размер штрафа будет зависеть от размера выручки, которая прошла мимо кассы и составит от 25 до 50 % от суммы выручки. Юрлицо может получить штраф минимум 30 000 рублей, максимальный размер взыскания может достигать 100% выручки, прошедшей мимо кассы. При повторном нарушении деятельность ИП или организации могут приостановить на срок до 90 суток.
- Если владелец бизнеса допустил ошибки при регистрации кассовой техники или использовал аппарат, который не соответствует требованиям закона, налоговая может оштрафовать или вынести предупреждение. Оно используется при первичных нарушениях или нарушениях не по вине бизнесмена (технические проблемы с кассовой техникой). Штраф для должностных лиц и ИП составляет от 1 500 до 3 000 рублей, а для юрлица — от 5 000 до 10 000 рублей.
- Если продавец должен был выдать покупателю электронный чек (или иное подтверждение продажи по требованию покупателя), но не выдал его, налоговая может выписать штраф или предупреждение. Размер штрафа для должностных лиц и ИП — 2 000 рублей, а для юрлиц — 10 000 рублей.
Все санкции, относящиеся к операционной кассе, прописаны в статье 15.11 КоАП.
