Облачная касса: кому подходит и как выбрать?
Статья актуальна на дату публикации
Не все предприниматели готовы покупать кассу, а также самостоятельно устанавливать, подключать и настраивать её. Компаниям, которые работают в интернете, в 2025 году удобнее и выгоднее арендовать облачную онлайн-кассу. В этой статье мы рассказываем, что такое облачная касса для интернет-магазина, каким ИП и юрлицам она подходит, как её выбрать и подключить.
Облачная касса — цифровой аналог стационарных и мобильных аппаратов. Вместо контрольно-кассовой машины (ККМ) применяется софт с фискальным накопителем. Доступ к кассе владелец бизнеса получает через облачные сервисы.
Облачная касса — это такая же физическая онлайн-касса. Разница только в том, что такая касса хранится не у продавца, а в дата-центре поставщика. Информация об операциях поступает в кассу через интернет, а за доступ к электропитанию и интернету, исправность и техобслуживание отвечает провайдер услуг РКО.
Облачные кассы соответствуют Федеральному закону от 22.05.2003 №54-ФЗ. Но такая контрольно-кассовая техника (ККТ) генерирует только электронные чеки: сформировав документ, программа шифрует его, а затем отправляет покупателю и в налоговую. Чтобы выдавать бумажные чеки, необходима другая касса, которая будет у вас (или у курьера) под рукой, а не в дата-центре.
Другие особенности облачной кассы:
- предоставляется только в аренду — купить её невозможно;
- простое подключение и интеграция;
- выгодные тарифы;
- фискализация онлайн-платежей, которые поступают через сайт, мобильное приложение, мессенджеры и социальные сети;
- справляется с большим входящим потоком.
Онлайн-касса для интернет-магазина должна быть подключена к ОФД и зарегистрирована в налоговой. Контролирующие органы, зафиксировав нарушение, могут вынести предупреждение или назначить наказание в виде административного штрафа/приостановления работы компании на срок до 90 суток. Ответственность за игнорирование требований законодательства прописана в статье 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
Облачная онлайн-касса — сервис, который интегрирован с платёжной системой, сайтом магазина и счётом. Виртуальная касса работает так:
- Посетитель онлайн магазина выбирает товар или услугу и оплачивает по безналу — банковской картой, через СБП или электронным кошельком.
- Платёжная система на сайте онлайн-магазина или банк подтверждают платёж и передают данные виртуальной онлайн-кассе.
- Облачная касса генерирует чек, шифрует его, а затем отправляет покупателю и оператору фискальных данных (ОФД)
- Покупатель получает чек в смс или по e-mail, а ОФД передаёт данные о транзакции в налоговую.
Вся процедура приёма оплат происходит автоматически. Документы в некорректируемом виде хранятся в памяти фискального накопителя 30 календарных дней. Поступления удобно отслеживать в личном кабинете на сайте Юkassa. Там же можно посмотреть историю продаж и аналитику за интересующий период.
Преимущества облачных касс:
- Экономия. Аренда облачной кассы для ООО и ИП выгоднее, чем установка и техническое обслуживание фискального накопителя, стационарной кассы, POS-системы или мобильного терминала. Покупка, настройка и интеграция онлайн-кассы сопряжены с большими единовременными расходами. А арендные платежи вносятся раз в месяц и не создают чрезмерную нагрузку на бюджет компании. К тому же, кассу можно арендовать на любой срок и оплатить только отработанное время. Ещё не надо нанимать кассира, а также покупать ПО и регулярно платить за его обновление.
- Простое подключение и минимум бюрократии. Обычно провайдер услуг РКО предлагает подключение и настройку кассы, заключение договора с ОФД, регистрацию кассы в налоговой, установку ПО, интеграцию ККТ с магазином и системами учёта (например, 1С), а иногда и выпуск электронной подписи.
- Надёжность. За сохранность оборудования и отсутствие ошибок в работе отвечает провайдер — вам не надо разбираться в технических тонкостях. Поскольку онлайн-касса хранится в дата-центре, провайдер услуг РКО несёт ответственность за её работоспособность, в том числе поддерживает оптимальный микроклимат в помещении, а также обеспечивает бесперебойное электроснабжение и подключение к интернету.
- Гарантийный сервис. Если виртуальная облачная онлайн-касса по какой-то причине сломается, ЮKassa заменит устройство, поэтому простои в бизнесе исключены. Платить за это не надо.
- Провайдер отслеживает изменения в законодательстве и регулярно обновляет ПО.
Установив облачную кассу от ЮKassa, предприниматели получают всестороннюю поддержку, круглосуточные консультации по техническим вопросам в личном кабинете.
Теперь к недостаткам:
- В долгосрочном периоде покупка выгоднее аренды. Это логично: если вы купили онлайн-кассу, она ваша на любой срок. Главное — вовремя осуществлять замену фискальных накопителей и продлевать договоры с ОФД. Аренду же надо оплачивать каждый месяц на протяжении всего периода, когда вы используете виртуальную кассу.
- Облачная касса вам не принадлежит. Поэтому вы не можете продать её или сдать в аренду.
- Виртуальную кассу нельзя использовать для офлайн-бизнеса.
Плюсов у облачных программных решений однозначно больше. Такая онлайн-касса — хороший выбор для компаний, которые идут в ногу со временем.
Так как облачная касса работает удалённо, в 2025 году применять такую ККТ могут ИП и ООО, которым для подтверждения факта приёма оплаты не надо печатать бумажные чеки. Налоговый режим роли не играет: облачные сервисы можно применять на общей системе налогообложения и специальных налоговых режимах. Главное условие — все платежи поступают онлайн.
Облачную кассу могут подключить:
- маркетплейсы и интернет-магазины,
- провайдеры услуг,
- агрегаторы такси,
- вендинг,
- службы доставки,
- клининг и другие услуги «на дому» у клиента,
- управляющие компании и ТСЖ,
- общественный транспорт.
Этот вид ККМ запрещено применять в пунктах выдачи, если покупатель оплачивает заказ при получении, а также в билетных кассах. Технология не подходит для фискализации расчетов с клиентами в торговой точке или офисе продаж — в этом случае нужен стационарный или мобильный терминал.
Цифровизация экономики и ведения учёта набирает обороты. Поэтому перечень сфер бизнеса, для которых доступны облачные сервисы, будет пополняться.
С точки зрения экономии облачную кассу лучше арендовать на короткий срок. Если у вас сезонный бизнес или стартап, покупать ККМ может быть невыгодно. Арендовав облачную кассу, вы платите только за отработанное время.
Когда покупатели оплачивают товары на сайте (банковской картой или средствами электронного кошелька), а доставка осуществляется посредством транспортной компании или другого посредника, онлайн-магазину достаточно облачного сервиса. Если ваши клиенты рассчитываются за товар в пункте выдачи при получении или во время встречи с курьером, в дополнение к облачной онлайн-кассе нужен кассовый аппарат, который печатает бумажные чеки.
ИП и ООО, которые работают на упрощённой системе налогообложения или автоматической «упрощёнке» (АУСН), выбивают один чек на полную оплату. Поэтому облачной кассы им достаточно. А интернет-магазины, которые работают на общем налоговом режиме и доставляют заказы посредством собственных курьеров, обязаны формировать чек на зачёт предоплаты при вручении товара покупателю. Поэтому им, кроме облачной кассы, потребуется мобильный или стационарный терминал.
Сначала выберите поставщика услуг. Обращайте внимание на следующие факторы:
- Тариф. Здесь важна не только стоимость аренды виртуальной кассы, а ещё и совокупные издержки: покупка фискального накопителя, услуги оператора фискальных данных, оплата ПО и другие расходы. Многие компании предлагают комплексные сервисы, куда входит и подключение, и регистрация кассы в ФНС и даже электронная подпись. Например, есть «Облачная онлайн-касса под ключ» от ЮKassa. Её легко настроить и интегрировать с эквайрингом, а в стоимость включены все затраты.
- Репутация. Выбирайте компании, которые давно на рынке и имеют положительные отзывы.
- Техническая поддержка. Она должна работать оперативно, круглосуточно и без выходных. Если покупатель может совершить транзакцию ночью в субботу, не заставляйте его ждать до понедельника.
- Условия. Хорошо, если провайдер услуги берёт на себя заботы по подключению, регистрации, заключению договора с ОФД.
Выбор конкретного тарифа зависит от размеров вашего бизнеса. Облачная касса в среднем генерирует 500 чеков за смену. Если поток клиентов больше, арендуйте несколько виртуальных касс.
Подключение «Облачной онлайн-кассы под ключ» включает пять этапов:
- Установка эквайринга от ЮKassa.
- Заполнение анкеты и оплата обслуживания.
- Сервис берёт на себя регистрацию ККТ в налоговой, заключение договора с ОФД и настройку кассы. Ещё в тарифный план входит выпуск квалифицированной электронной подписи, если у вас её нет.
- Получение настроек онлайн-кассы, которые нужно внести в личный кабинет ЮKassa.
- Выставление параметров приёма платежей: для большинства CMS предусмотрены готовые модули, поэтому помощь IT-специалиста не потребуется.
Когда касса будет подключена, зарегистрирована и интегрирована с эквайрингом, после каждой транзакции чеки будут автоматически отправляться в налоговую и покупателю.
- Облачная онлайн-касса отличается от физической ККМ тем, что она хранится в дата-центре провайдера услуг и генерирует только онлайн-чеки. Такую кассу можно использовать, если оплаты поступают онлайн. Для печатных чеков при расчётах в пунктах выдачи или с курьером нужна будет другая ККМ, печатающая бумажные чеки.
- Установив облачную кассу, можно не нанимать кассира, а также не беспокоиться о техобслуживании кассы и покупке ПО. Но в перспективе аренда такой кассы может обойтись дороже, чем покупка ККМ. Облачные сервисы экономически выгодны для сезонного бизнеса, краткосрочных проектов, стартапов, а также как временное решение, пока вы не купите кассу.
- Выбирая виртуальную кассу, обращайте внимание на репутацию провайдера и условия тарифа. Программное решение «Облачная онлайн-касса под ключ» от ЮKassa включает в себя аренду кассового аппарата, заключение договора с ОФД, приобретение фискального накопителя и выпуск электронной подписи, если её у вас нет. Кроме того, ЮKassa регистрирует ККТ в налоговой и интегрирует её с сайтом/мобильным приложением интернет-магазина.
