Отправка чека в налоговую
Статья актуальна на дату публикации
На основании 54-ФЗ большинство ИП и организаций должны применять онлайн-кассы — кассовые аппараты, подключённые к интернету. В зависимости от особенностей бизнеса и масштаба компании предприниматели могут использовать смарт-терминалы, стационарные модели ККТ, мобильные аппараты или POS-системы.
Ещё один вариант — облачные кассы. Это цифровой аналог привычных онлайн-касс. Кассовый аппарат хранится не в торговой точке, а в data-центре провайдера услуг расчётно-кассового обслуживания. Доступ компания получает через специальные облачные сервисы. Поскольку облачные кассы формируют только электронные чеки, применять такую ККТ могут ИП и юридические лица, которым для подтверждения факта оплаты не надо печатать бумажные чеки. Например, интернет-магазины, агрегаторы такси и службы доставки.
Современная контрольно-кассовая техника (ККТ) существенно отличается от устройств предыдущего поколения. В онлайн-кассу встроен фискальный накопитель (ФН) — чип, который записывает, удостоверяет и хранит информацию о реализации, а также шифрует её и в режиме реального времени отправляет оператору фискальных данных (ОФД). ОФД проверяет сведения о продажах и передаёт их в ФНС.
Все онлайн-кассы работают по одному принципу:
- Покупатель выбирает товар/услугу/работу офлайн или оформляет заказ на сайте интернет-магазина.
- Кассир проводит продажу через ККТ. Информация о продаже поступает на ФН. Он удостоверяет и шифрует данные.
- Клиент оплачивает покупку наличными или по безналу. ККТ формирует кассовый чек и отправляет его оператору фискальных данных. Если товар/услуга/работа оплачены наличными, продавец отдаёт клиенту бумажный чек уже на данном этапе.
- ОФД проверяет информацию и передаёт сведения в налоговую. Если покупатель выбрал электронный чек, оператор также отправляет фискальный документ (ФД), подтверждающий факт покупки, покупателю на e-mail или в СМС.
Универсальной инструкции для создания ФД с помощью онлайн-кассы нет. Дело в том, что на разные модели ККТ устанавливается различное ПО. Все кассовые программы имеют свои особенности и уникальный интерфейс. Последовательность действий для формирования чека можно найти в руководстве пользователя или на официальном сайте производителя кассы.
У любого бумажного или электронного ФД (независимо от того, через какую онлайн-кассу он сформирован), есть обязательные и дополнительные реквизиты:
Обязательные поля | Дополнительная информация |
название ФД и его порядковый номер за кассовую смену; день, время и место оплаты; наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя; ИНН юридического лица или ИП; система налогообложения, на которой работает компания; признак расчёта: приход/возврат прихода, расход/возврат расхода; перечень приобретённых товаров/услуг/работ, количество и цена за единицу; общая сумма расчёта (должна быть указана ставка и размер НДС, если компания применяет ОСНО); фамилия и должность сотрудника, который принял деньги; форма оплаты: безнал или наличные; фискальный признак (ФП); номер, присвоенный ККТ при регистрации в налоговом органе; уникальный номер, присвоенный фискальному накопителю на производстве; адрес веб-ресурса, где можно проверить ФП чека; общий порядковый номер; номер смены; фискальный признак сообщения; QR-код. для электронных ФД: телефон или e-mail клиента и продавца | код товара, если продукция подлежит обязательной маркировке; маркетинговая информация: скидки, акции, спецпредложения; агентские теги (признак агента, ИНН поставщика, признак агента по предмету расчёта), если какие-то товарные позиции продаются по агентскому договору; фискальный признак некорректного чека |
Обязательную информацию можно найти в любом чеке. А дополнительные реквизиты продавец использует по желанию. Полный перечень сведений, которые можно дополнительно указать в ФД, приведён в Приказе ФНС № ЕД-7-20/662@.
Данные с онлайн-кассы передаются ОФД через фискальный накопитель. Когда информация о реализации уходит оператору фискальных данных, ККТ формирует подтверждение. Это означает, что регистрационный номер ККТ, ИНН компании, заводской номер ФН и другие реквизиты чека совпадают с теми, которые были указаны при регистрации кассового аппарата в ФНС.
Если перечисленные выше данные идентичны, ОФД одобряет транзакцию и отправляет подтверждение обратно (проверка занимает всего три секунды). После этого оператор фискальных данных передаёт информацию в налоговую.
Все онлайн-кассы подключены к интернету. Обмен фискальными документами происходит автоматически, то есть продавцу не нужно самостоятельно отправлять данные ОФД и в налоговую. Касса всё сделает сама — достаточно выбить бумажный или электронный ФД, подтверждающий факт продажи.
Задача продавца — поддерживать работоспособность ККТ:
- вовремя менять ФН,
- обновлять ПО,
- обеспечить стабильное подключение к интернету,
- своевременно оплачивать услуги ОФД,
- проводить техническое обслуживание и ремонт оборудования,
- пополнять запасы чековой ленты и других расходников.
Если онлайн-касса находится в исправном техническом состоянии и работает без нареканий, проблем с передачей информации оператору фискальных данных не возникает. Соответственно, ФНС тоже получает чеки от ОФД своевременно.
Партнёры ЮKassa могут выбрать один из двух вариантов отправки фискальных документов в ФНС:
- Через свою онлайн-кассу. Сервис для приёма платежей ЮKassa передаёт сведения на ККТ, установленную в торговой точке, прямо в момент оплаты. Чтобы настроить обмен данными между платёжным сервисом и сторонней кассой, необходимо:
- авторизоваться в личном кабинете на сайте ЮKassa;
- включить отправку ФД на свою ККТ;
- настроить онлайн-кассу и установить фискальный накопитель;
- следуя инструкции, прописать настройки сервиса ЮKassa в личном кабинете. После этого можно принимать оплаты за товары/услуги/работы и не бояться проблем с налоговой — этот способ полностью соответствует требованиям 54-ФЗ.
- Подключить опцию Чеки в сервисе Юkassa. Если компания оформила эту услугу, за формирование ФД, подтверждающих факт покупки, отвечает ЮKassa. Приобретать или брать в аренду кассовый аппарат не нужно. Соответственно, ИП и юридическим лицам не надо тратить время на регистрацию кассового аппарата в ФНС и заключение договора с ОФД. Всю бюрократию берёт на себя ЮKassa. Партнёрам сервиса даже не нужно следить за сроком действия и объёмом свободной памяти фискального накопителя — за это тоже отвечает ЮKassa.
Информация о реализации, как уже упоминалось выше, поступает в налоговую от ОФД. Получив чек, ФНС проводит форматно-логический контроль (для каждого документа). Инспекторы проверяют, чтобы все кассовые чеки соответствовали требованиям, которые предъявляются к реквизитам фискального документа.
После проверки чеку может быть присвоен один из перечисленных ниже статусов:
- «Принят». Ошибок не выявлено, онлайн-касса работает корректно.
- «Принят с предупреждениями». Фискальный документ принят, но присутствуют незначительные ошибки. Возможные коды ошибок: 321, 322, 504, 508, 509, 512, 513, 514, 515, 516, 517, 518, 519, 533, 534.
- «Отсутствует». ФНС получила фискальный документ, но проверка ещё не завершена, поэтому статус пока не присвоен (нужно проверить его позже).
- «Приём в карантин». ФД поступил в ФНС раньше, чем завершилась процедура постановки ККТ на учёт. Налоговая проверит ФД после того, как владелец онлайн-кассы получит регистрационную карточку.
- «Отказ в приёме». Выявлены критические ошибки с кодами 400, 405, 409, 417, 419, 420, 421, 422, 423, 424, 505, 506, 507, 510. Онлайн-касса работает некорректно! Необходимо как можно скорее устранить неисправность.
Проверить статус бумажного/электронного чека можно в личном кабинете на сайте ОФД, с которым у компании заключён договор. Последовательность действий стоит уточнить в чате службы поддержки. ИП и юридическим лицам важно систематически отслеживать статусы фискальных документов, присвоенные ФНС. Это не отнимает много времени и позволяет убедиться, что ККТ корректно формирует и отправляет чеки ОФД.
