Как поменять онлайн кассу
Статья актуальна на дату публикации
В материале рассказываем, как перерегистрировать онлайн-кассу в разных ситуациях. Поясняем, как снять старую кассу с учёта в Федеральной налоговой службе, ФНС, а потом зарегистрировать и настроить новую. Даём советы, как минимизировать простои в работе и избежать штрафов за нарушение правил использования кассовых аппаратов.
Онлайн-кассы — это аппараты, которые должны использовать практически все компании и ИП при расчётах с населением. Также такие аппараты называют контрольно-кассовой техникой или ККТ. Обязанность бизнеса применять ККТ прописана в законе N 54-ФЗ.
Кассовая техника подключается к интернету и имеет в своём составе специальный чип памяти — фискальный накопитель или ФН. Данные о продажах и других операциях сохраняются в памяти ФН и через интернет направляются в адрес ОФД — оператора фискальных данных. ОФД — посредник между налогоплательщиком и налоговой инспекцией. Оператор принимает данные от налогоплательщиков, хранит их и выдаёт налоговой по запросу.
ККТ нужна бизнесу, чтобы соблюдать закон N 54-ФЗ: формировать для покупателей бумажные или электронные кассовые чеки, сохранять данные на фискальном накопителе, в реальном времени передавать данные в адрес ОФД.
В некоторых случаях бизнес может работать без передачи данных оператору или вообще без кассы, но это исключения. Все исключения прописаны в статье 2 закона N 54-ФЗ, а в остальных случаях за неприменение или неправильное применение ККТ бизнес ждёт штраф.
Регистрация ККТ — это процесс постановки кассового аппарата на учёт в налоговой. Это обязательная процедура для всех компаний и индивидуальных предпринимателей, которые обязаны использовать онлайн-кассу при расчётах с физлицами.
Согласно закону N 54-ФЗ, незарегистрированную технику использовать в работе нельзя, потому что тогда налогоплательщик не сможет передавать данные о продажах в адрес ОФД. А значит, они будут недоступны и для налоговой. Если организация или индивидуальный предприниматель применяет кассу без регистрации, это нарушение правил применения ККТ.
При регистрации ККТ налоговая получает и записывает в свою базу следующие данные:
О владельце ККТ | О кассовом аппарате | О способе его работы |
Наименование организации или ИП | Модель кассового аппарата и его заводской номер | Данные об операторе фискальных данных, с которым бизнес заключил договор |
Идентификационный номер налогоплательщика — ИНН | Номер и срок действия фискального накопителя | Способ расчёта: наличные, безналичный расчёт или оба варианта |
Систему налогообложения, которую использует налогоплательщик | Тип ККТ: стационарная, мобильная, интернет-касса | Указание на возможность работы в автономном режиме, если бизнес попадает под исключения в законе |
- | Адрес места установки кассы или адрес места расчёта, если касса используется для выездной торговли | - |
В процессе регистрации налоговая присваивает аппарату регистрационный номер ККТ. Если регистрация выполнена успешно, она формирует для ККТ карточку регистрации, которая доступна налогоплательщику в личном кабинете на сайте налоговой и в личном кабинете ОФД.
Перерегистрация ККТ — это обновление данных в базе налоговой службы. При этом регистрационный номер аппарата остаётся прежним, так как присваивается один раз. А вот другую информацию в регистрационной карточке изменять можно.
Перерегистрация возможна в следующих случаях:
- если изменились имя, фамилия или отчество предпринимателя,
- если изменилось место установки ККТ,
- если налогоплательщик сменил ОФД,
- если он поменял специфику вида деятельности,
- или если он заменяет фискальный накопитель.
Перерегистрировать кассовый аппарат можно удалённо через кабинет налогоплательщика, через оператора фискальных данных или лично в любом территориальном налоговом органе. Для удалённой перерегистрации понадобится усиленная квалифицированная подпись, УКЭП. С помощью УКЭП налогоплательщик заверяет электронное заявление на перерегистрацию.
Информация о том, как и когда нужно снять кассовый аппарат с регистрационного учёта, описана в статье 4.2 закона N 54-ФЗ. Снять кассовую технику с регистрационного учёта может только пользователь — человек, который её регистрировал. Сделать это нужно в следующих случаях:
- если пользователь передаёт ККТ в пользование другому бизнесу, например, продаёт или сдаёт в аренду,
- если кассовый аппарат украли или потеряли,
- если кассовый аппарат сломался и его нельзя починить или пользователь не хочет его чинить,
- если владелец бизнеса закрывает своё дело и реорганизует компанию или ИП,
- если владелец бизнеса просто больше не хочет пользоваться этим кассовым аппаратом: например, он купил новый.
Бывает, что из строя выходит часть кассы — фискальный накопитель. В этом случае кассовый аппарат не нужно снимать с учёта. Достаточно заменить фискальный накопитель и перерегистрировать ККТ.
Для снятия ККТ с учёта в налоговой налогоплательщик направляет туда заявление по форме КНД 1110062. Заявление может быть бумажным или электронным. Если он передаёт кассовую технику в пользование другому бизнесу, подать заявление нужно не позднее одного дня с момента передачи. Если кассу украли или потеряли, это нужно сделать не позднее одного дня с того момента, как бизнес обнаружил хищение или пропажу. Если аппарат сломан, срок подачи — пять рабочих дней со дня поломки. В остальных случаях закон не устанавливает сроки, но лучше не тянуть с отправкой заявления.
Перед подачей заявления нужно закрыть фискальный накопитель, сформировав на онлайн-кассе отчёт о закрытии. Подать заявление в электронном виде можно через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС или через личный кабинет оператора фискальных данных. Чтобы заверить электронный документ, понадобится УКЭП. Также можно заполнить бумажное заявление в отделении налоговой службы.
Если заявление заполнено верно, налоговая направит налогоплательщику электронную карточку о снятии ККТ с учёта. У налоговой есть 10 дней на рассмотрение заявки, но датой снятия с учёта будет считаться та, что указана в карточке.
Также налоговая может снять ККТ с учёта в одностороннем порядке в следующих случаях:
- если в Едином государственном реестре юридических лиц, ЕГРЮЛ, или Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей, ЕГРИП, есть информация о том, что бизнес прекратил свою деятельность,
- если налоговая обнаружит, что касса налогоплательщика не соответствует требованиям закона N 54-ФЗ
- если фискальный накопитель израсходовал свой ресурс более 30 дней назад, а владелец онлайн-кассы так и не заменил его на новый.
В этом случае налогоплательщик также получит карточку снятия ККТ с учёта через личный кабинет. Ещё налоговая может направить бумажное уведомление по прописке ИП или юридическому адресу компании.
Если кассовый аппарат устарел, владелец в любой момент может снять его с учёта и зарегистрировать новый. Зарегистрировать ККТ в налоговой можно несколькими способами:
- через личный кабинет налогоплательщика на официальном сайте ФНС,
- через личный кабинет ОФД,
- через портал Госуслуг,
- или в территориальном налоговом органе при личном посещении.
Первые три способа предполагают удалённую регистрацию, для которой понадобится УКЭП. Кратко рассмотрим шаги, необходимые при электронной регистрации ККТ.
Шаг 1. Получить УКЭП в удостоверяющем центре ФНС, если у вас её ещё нет.
Шаг 2. Проверить, внесены ли кассовый аппарат и фискальный накопитель в реестры ФНС.
Шаг 3. Заключить договор обслуживания с ОФД.
Шаг 4. Заполнить заявление по форме КНД 1110061 и подписать его с помощью УКЭП.
Шаг 5. Отправить электронный документ и ожидать уведомление о присвоении регистрационного номера ККТ.
Шаг 6. Получив уведомление, сформировать на онлайн-кассе отчёт о регистрации ККТ и в течение одного рабочего дня отправить сведения из него в налоговую в электронном виде.
Шаг 7. Получить карточку регистрации ККТ.
Только пройдя все 7 шагов, можно считать, что регистрация кассового аппарата завершена.
Чтобы избежать простоев при регистрации или перерегистрации ККТ, подготовьтесь к этому заранее:
- Узнайте срок действия фискального накопителя и замените его до истечения. Для этого полезно иметь уже купленный запасной ФН. При этом убедитесь, что выбранная модель ФН подходит для вашего вида деятельности и есть в реестре ФН на сайте налоговой.
- Проверьте доступ в личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС, если планируете делать регистрацию или перерегистрацию через него.
- Для перерегистрации выберите часы с минимальной нагрузкой или выходной. Можно даже не прекращать обслуживание клиентов, если на вашей торговой точке работают несколько ККТ, но придётся перенаправить поток посетителей. Также для таких случаев полезно иметь резервную работающую ККТ. Также она пригодится, если основная касса сломается.
Штрафы при регистрации и перерегистрации кассы могут возникнуть в следующих случаях:
- Бизнес начал использовать кассу без её регистрации в налоговой. Штраф для ИП — до 3 тыс. рублей, а для юридических лиц — до 10 тыс. рублей.
- Бизнес не обновил данные о кассе в налоговой после смены ОФД, адреса или фискального накопителя. Штраф аналогичен штрафу за работу без регистрации.
- Владелец ККТ неправильно заполнил заявление на регистрацию или перерегистрацию кассы. Если процесс затянется, а бизнес начнёт продавать товары или услуги без применения ККТ, это тоже приведёт к штрафу: от 10 тыс. рублей для ИП и от 30 тыс. рублей для юрлиц.
Совет: внимательно соблюдайте требования закона N 54-ФЗ регистрируйте кассу вовремя, чтобы избежать штрафов.
