Как найти чек онлайн кассы
Статья актуальна на дату публикации
Все чеки, которые «пробиваются» через онлайн-кассу, хранятся в памяти устройства и в личном кабинете на сайте оператора фискальных данных (ОФД). Еще, если это предусмотрено функционалом, их можно посмотреть в мобильном приложении банка, с которым заключен договор расчетно-кассового обслуживания. В каких случаях может потребоваться доступ к проведенным чекам? Как найти нужный документ? Читайте в нашей статье.
Кассовый чек — фискальный документ (ФД), подтверждающий, что покупатель оплатил товар или услугу. Современные онлайн-кассы могут формировать как бумажные, так и электронные чеки. Они обладают равной юридической силой. Документ «на бумаге» покупатель получает на руки. А если клиент выбрал электронный чек, подтверждение покупки приходит на e-mail или в СМС. В соответствии с 54-ФЗ, продавцы не только выдают чеки покупателям, но и в режиме реального времени отправляют их в ФНС через оператора ОФД.
Кроме того, компании, работа которых связана с реализацией товаров, подлежащих обязательной маркировке, на основании федерального закона от 28.12.2009 № 381-ФЗ обязаны передавать ФД, подтверждающие факт продажи, в «Честный знак».
А если торговая точка продает крепкий алкоголь или слабоалкогольные напитки, информация о реализации, кроме ФНС, «улетает» в ЕГАИС — Единую государственную автоматизированную информационную систему для контроля за оборотом спиртосодержащей продукции на территории РФ. По 171-ФЗ, к ней обязаны подключиться все магазины, где можно приобрести алкогольную продукцию.
У чека есть обязательные и дополнительные реквизиты:
Обязательные поля | Дополнительная информация |
название чека и его порядковый номер за кассовую смену; дата, время и место оплаты; наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя; ИНН юридического лица или ИП; система налогообложения, на которой работает компания; признак расчета: приход/возврат прихода, расход/возврат расхода; перечень приобретенных товаров или услуг, количество и цена за единицу; общая сумма расчета (должна быть указана ставка и размер НДС); фамилия и должность сотрудника, который принял деньги; форма оплаты: безнал или наличка; фискальный признак (ФП); номер, присвоенный ККТ при регистрации в налоговой; заводской номер фискального накопителя (ФН); адрес веб-ресурса, где можно проверить ФП чека; общий порядковый номер; номер смены; фискальный признак сообщения; QR-код. для электронных чеков: телефон или e-mail клиента и продавца | код товара, если продукция подлежит обязательной маркировке; маркетинговая информация: скидки, акции, спецпредложения; агентские теги (признак агента, ИНН поставщика, признак агента по предмету расчета), если какие-то товарные позиции продаются по агентскому договору; фискальный признак некорректного чека. |
Обязательную информацию можно найти в любом чеке. А доп. реквизиты продавец использует по желанию (полный перечень сведений, которые можно указать в ФД, приведен в Приказе ФНС № ЕД-7-20/662@).
Назначение кассового чека — зафиксировать факт сделки между продавцом и покупателем. Это главное доказательство совершения покупки. Если у клиента на руках бумажный или электронный ФД, задача по возврату товара существенно упрощается. Кроме того, без чеков, подтверждающих оплату товара/услуги, физлица не смогут получить налоговый вычет в ФНС. Например, за приобретение лекарств и оплату медицинских услуг.
Конечно, на разных моделях ККТ интерфейс кассовой программы отличается. Но последовательность шагов, чтобы найти нужный ФД, примерно одинаковая:
- Откройте программу на компьютере или мобильном устройстве (смартфоне/планшете) и найдите в главном меню вкладку с чеками. Данный раздел может называться, например, «Кассовые чеки», «Журнал чеков» или «Документы».
- Установите фильтры по сменам или категориям, чтобы быстрее найти нужный документ: достаточно выбрать параметры поиска в разделе «Все смены»/«Фильтры»/«Поиск по чекам».
Найденный ФД можно в пару кликов напечатать повторно.
Поскольку информация о реализации сначала поступает оператору фискальных данных, а только потом уходит в ФНС, чек можно проверить через ОФД, с которым вас заключен договор.
Достаточно зайти на сайт оператора и найти вкладку «Чеки». Чтобы облегчить поиск, удобно пользоваться фильтрами. Обычно они стандартные:
- дата;
- точка продаж;
- касса;
- смена;
- операция: приход/расход;
- вид расчета: наличка или безнал;
- сумма.
Любой ФД можно открыть и посмотреть все обязательные и дополнительные реквизиты. А еще его легко распечатать или отправить клиенту на e-mail.
Также проведенные чеки можно скачать в формате .xlsx (в виде Exel-таблицы). Данная опция существенно облегчает бухгалтерам задачу по ведению «первички».
Имея доступ к проведенным чекам, владелец бизнеса может:
- Контролировать сотрудников. Иногда возникают ситуации, когда после инвентаризации в магазине выявлена недостача. Если есть сомнения в порядочности кассира (как показывает практика, некоторые умудряются проводить товары мимо кассы), легко проверить чеки, «выбитые» в его смену. В случае, когда кассир ни при чем, нужно проанализировать ФД и найти настоящую причину несоответствия товарных остатков данным из системы учета.
- Собирать аналитику. Можно проанализировать продажи за определенный срок: выявить товары, которые пользуются большим спросом, или сравнить выручку в текущем году с аналогичным периодом в прошлом году. Данные отчеты позволяют своевременно реагировать на колебания спроса, а также оптимизировать ассортимент и товарные запасы.
- Повысить лояльность клиентов. Иногда покупатели обращаются с просьбой продублировать чек (например, если оригинал утерян или испорчен). Закон не обязывает предпринимателей предоставлять клиентам копии ФД. Но чтобы распечатать новый чек или отправить его на e-mail, требуется не так много времени. Так почему бы этого не сделать? Довольный клиент еще не раз вернется в ваш магазин и с большой долей вероятности порекомендует торговую точку родным, друзьям, знакомым и коллегам.
- Исправить ошибки кассиров, если в чеке указаны неверные реквизиты: товар, который клиент не оплачивал, неправильная сумма или форма расчетов (наличка вместо безнала или наоборот). Достаточно найти нужный документ, исправить его, а затем сформировать и отправить чек коррекции.
Собственник бизнеса может в любой момент проверить подлинность чека. Это позволяет убедиться, что ККТ работает корректно. А еще, проверив ФД, можно удостовериться, что клиент точно приобретал товар, который решил вернуть или отремонтировать по гарантии.
Проверить подлинность чека можно тремя способами:
- на сайте налоговой (без регистрации): зайдите на kkt-online.nalog.ru и укажите в онлайн-форме реквизиты ФД;
- в мобильном приложении «Проверка чека ФНС России»: авторизуйтесь по номеру телефона, через Госуслуги или личный кабинет налогоплательщика, а затем отсканируйте QR-код или введите реквизиты вручную;
- через ОФД: зайдите на сайт и в соответствующих полях укажите номера ФН и ФД, а также значение фискального признака.
Данными сервисами могут пользоваться и покупатели. Это простой способ убедиться, что торговая точка продает качественные товары и соблюдает требования законодательства. Если бумажный чек прошел проверку, можно получить его электронную копию.
- Чтобы найти проведенный чек в памяти онлайн-кассы или через ОФД, достаточно пары кликов. Доступ к ФД помогает контролировать кассиров, анализировать эффективность бизнеса и облегчает работу с возвратами (вы точно уверены, что данный товар куплен у вас).
- Любой чек можно проверить через специальные сервисы ФНС или на сайте ОФД. Это позволяет убедиться в его подлинности и во избежание проблем с ФНС, удостовериться, что онлайн-касса работает без нареканий.
