Фискализация чека что это

Подтверждать платежи и отчитываться перед налоговой должен любой бизнес. Расскажем о процессе автоматической передачи сведений в ФНС.

Фискализация — это регистрация операций по оплате товаров. Посетитель оплачивает покупку, а аппарат проводит платëж и формирует чек. Параллельно с этим контрольно-кассовая техника (ККТ) передаёт в электронном виде информацию об операции оператору фискальных данных (ОФД), откуда она уходит в ФНС.

Фискализация нужна для того, чтобы ФНС знала о торговых операциях компании и еë доходах. Учёт вести удобнее, если сведения по каждому платежу поступают онлайн. Использовать контрольную технику, которая печатает чеки и отправляет информацию оператору, обязан любой бизнес. Для нестационарных точек доступны приложения на мобильные устройства, которые позволяют принимать оплату. Но есть исключения: они прописаны в Федеральном законе N 54-ФЗ.

Расчëты без контрольной техники могут проводить компании при оказании следующих услуг:

Не использовать контрольную технику могут организации и ИП, работающие в отдалëнных или труднодоступных местах. Но если покупатель товара потребует, продавец должен выдать ему подтверждающий факт расчёта документ.

Компания может использовать кассовую технику без подключения к режиму передачи данных в таких случаях:

Также фискализация необязательна для предпринимателей, применяющих налог на профессиональный доход, и ИП, выбравших патентную систему (по определëнным видам деятельности).

Фискализация — обязательный этап при регистрации контрольной техники. Чтобы его осуществить, нужно подключить к аппарату фискальный регистратор, который печатает чеки. После фискализации ФНС будет видеть сведения о проведённых платежах. На основании этой информации рассчитываются суммы налогов. Также по завершении этапа на подтверждающих оплату документах будет значиться вся юридически значимая информация. Допускается размещать на документе ссылки на сайты, сведения об акциях, ссылки на сайт с формой сбора отзывов.

Касса должна соответствовать требованиям закона. Чтобы проверить, подходит ли аппарат, можно поискать модель в реестре контрольной техники, который расположен на сайте ФНС. Если устройства там нет, зарегистрировать его не получится. Для самой налоговой это будет выглядеть так, будто организация совсем не установила аппарат.

Регистрация проходит через Госуслуги. Порядок такой:

Нельзя использовать технику до того, как будет получена карточка.

Устройство не передаёт информацию в ФНС напрямую. В схеме также участвует посредник — ОФД. Это компания, получившая у налоговой разрешение на то, чтобы обрабатывать фискальные данные. Сведения об операциях ФНС получает у оператора.

Обмен данными происходит так:

Оператор фискальных данных обрабатывает полученную в электронном виде информацию в режиме реального времени, бесперебойно. Передать сведения в ФНС он должен не позднее 24 часов. ОФД обеспечивает конфиденциальность, неизменность и защиту информации. Также оператор исключает возможность внесения изменений в сведения. Уничтожать их он должен по истечении пяти лет с даты записи.

К оператору может обратиться покупатель и проверить, применялась ли контрольная техника организацией при осуществлении расчёта с ним, узнать, достоверен ли документ. Сделать это можно через интернет. Факт применения устройства может узнать и ФНС в случае проверки.

Чтобы работать с техникой, недостаточно её установить. Необходимы программы, дополнительное оборудование, оператор.

Кассовая программа позволяет вести в электронном виде учёт товаров, работать с каталогами, смотреть аналитику, настраивать скидки.

Фискальный накопитель (ФН) — устройство, без которого работа невозможна. Это чип, на который записывается информация о проведëнных расчëтах. ФН устанавливается внутрь устройства. Когда продают товар или услугу, информация об операции записывается на ФН. Устройство присваивает чеку уникальный код (фискальный признак) и отправляет зашифрованные сведения оператору.

Под фискализацией понимают активацию ФН. Чтобы активировать устройство, нужна специальная программа. Какая именно — зависит от производителя и модели аппарата. Можно провести активацию самостоятельно воспользоваться услугами сервиса.

Регистрацию ФН проводят вместе с регистрацией контрольной техники. Это необходимо в начале работы, то есть при установке нового оборудования. В таком случае проводится регистрация. Но фискализация может понадобиться и при наличии работающего оборудования. Это бывает, если:

В этих случаях нужно заменить устройство и провести его перерегистрацию. ФНС может приводить проверки, поэтому затягивать нельзя. Тогда вместе с заявлением необходимо представить отчёт о закрытии ФН и отчëт об изменении параметров регистрации техники. Подать заявление нужно не позднее одного рабочего дня, следующего за днём установки нового устройства.

Заявление на регистрацию можно подать в отделении налоговой, на официальном сайте ФНС или через оператора.

Чтобы подключить контрольно-кассовую машину (ККМ), она же — онлайн-касса, необходимо получить квалифицированную электронную подпись. Она нужна, чтобы заключить договор с оператором и зарегистрировать аппарат в ФНС.

Чтобы провести фискализацию, нужно внести в память устройства:

Важно внимательно вносить информацию. Из-за ошибок ФН могут признать недействительным: тогда придётся покупать новый. Сведения можно вносить через интерфейс самого аппарата или через компьютер: самостоятельно или с привлечением специалистов.

Также нужно настроить интеграцию с нужными платёжными сервисами, системами, приложениями. Программа, которая будет установлена на аппарат, зависит от вида контрольной техники и специфики деятельности. Используя качественное ПО, компания может формировать аналитику в автоматическом режиме, вести товарный учёт. Если установить облачные сервисы, можно будет пройти регистрацию в личном кабинете и контролировать бизнес удалённо.

Чтобы выбрать ПО, нужно учитывать:

Прошивка на онлайн-кассе должна быть последней версии.

Допускается использовать одно устройство для фискализации ККТ из разных точек. Также в настройках можно установить отправку информации на почту, смартфон, сформировать QR-код со ссылкой.

Чтобы настроить кассу на мобильном устройстве, необходимо:

Ещë одна установка, которая может понадобиться, — настройка системы учëта товаров. Для этого:

После фискализации и регистрации нового аппарата необходимо обучить персонал. Основные операции, с которыми знакомят сотрудников, — это открытие и закрытие смены, оформление продажи и возврата, формирование чека коррекции, контроль неотправленных документов. Также может понадобиться дополнительное оборудование. Например, сканеры штрихкода, принтер этикеток, электронные весы, денежные ящики.

ФНС может отказать в фискализации и регистрации техники. Такое бывает, если при проверке:

Ещё причина отказа может крыться в том, что адреса установки и работы устройства нет в установленном перечне, а владелец бизнеса регистрирует ККТ для функционирования в автономном режиме.

Помимо этого, бывают такие ошибки:

Бизнес использует неправильные параметры ОФД. В этом случае не страдает фискальный накопитель, но связь с оператором будет отсутствовать. Касса будет пробивать чеки, собирать информацию, записывать её на фискальный накопитель. Но собранные сведения не попадут к оператору на проверку и в ФНС.

Введены неверные данные. При некорректном ИНН или регистрационном номере предприятия ФН станет непригодным для использования, необходима замена.

Ошибки в подключении интернету. Если устройство не может найти связь с сервером оператора, оно может отправить соответствующее уведомление. Когда нет интернета, данные не будут переданы оператору в момент расчёта. Но они сохранятся в фискальном накопителе, и при восстановлении связи будут отправлены оператору.

Узнать о том, что аппарат не подключëн к интернету, можно также из:

Если проблемы в работе устройства возникли из-за того, что отключено электричество или сломался сам аппарат, нужно приостановить работу. Продавать товары без контрольной техники нельзя. При наличии проблем можно отвезти устройство в сервис.

Чтобы информация об операциях с товарами, услугами вовремя поступала по адресу, нужно подключить онлайн-кассу. Для этого подойдут как физические устройства, так и облачные кассы. ЮKassa выступает оператором по переводу денежных средств и помогает наладить передачу данных о платежах в выбранную у наших партнёров онлайн-кассу.

Для онлайн-платежей также доступны чеки от ЮKassa. Это встроенное решение позволяет отправлять фискальные документы в налоговую и покупателям. Регистрировать ККТ, подключать и настраивать её, а также разбираться с ФН не надо — всё уже настроено.