Как ИП оформить на работу сотрудника
Когда бизнес ИП развивается, ему становится сложно обходиться только своими силами, и возникает необходимость нанимать сотрудников. Процедура найма не оченьособо сложная, но есть нюансы, которые следует учесть, чтобы избежать ответственности, в том числе уголовной.
Взаимоотношения работника и работодателя должны оформляться официально. Иногда ИП пытаются заключить договор устно. Обычно это делают из соображений экономии, чтобы не тратить деньги на уплату взносов в Социальный фонд. Такой подход противоречит действующему законодательству и может повлечь за собой ответственность для предпринимателя – вплоть до уголовного преследования.
Тип ответственности | Последствия нарушения: штраф | Последствия нарушения: иная ответственность | Регламентирующий документ |
Административная | до 10 000 рублей | штраф до 10 000 рублей | |
Налоговая | до 40% суммы недоимки | удержание взносов и НДФЛ со всех выплат наёмному работнику | |
Уголовная | до 300 000 рублей | исправительные работы или лишение свободы на срок до одного года |
Помимо проблем с законом и штрафов, отсутствие официального оформления может привести к сложностям практического характера. Если нет договора, то нет и никаких рычагов воздействия на сотрудника — нигде не прописаны его обязанности, порядок выполнения работы и другие важные моменты. При отсутствии оформления работодатель может, к примеру, обмануть работника с выплатами.
Однако часто наниматели забывают, что тоже рискуют. Неофициальный сотрудник может отказаться выполнять свои обязанности или просто не выйти на работу в самый неподходящий момент без объяснения причин.
Поэтому не стоит пренебрегать официальным оформлением, лучше устраивать весь персонал в установленном порядке.
ИП вправе устроить человека по соглашению гражданско-правового характера (ГПХ) или заключить с ним трудовой договор. Какой тип оформления подойдёт в конкретном случае, зависит от особенностей деятельности:
Тип оформления | В каких ситуациях подойдёт | Примечание |
Трудовой договор | Для постоянно работающего персонала | Можно регламентировать режим работы, обозначить конкретные задачи, функции и сферы ответственности, а также привлекать работника за нарушение дисциплины и правил внутреннего распорядка |
ГПХ | Для людей, нанятых с целью оказания конкретной услуги, выполнения определённой задачи или конкретно обозначенного объёма работ | Человек должен выполнить поставленную задачу, но работодатель не имеет возможности контролировать порядок и способы выполнения, можно обозначить сроки и критерии качества, но нельзя заставить исполнителя работать под контролем нанимателя |
Попытка оформить постоянного сотрудника по ГПХ приведёт к его переквалификации инспекцией в трудовой договор. В итоге индивидуальному предпринимателю придётся устроить работника в штат в установленном порядке, а также выплатить штраф в размере 10 000 рублей за выявленное нарушение.
ТК РФ предусматривает упрощённый порядок приёма наёмных сотрудников для микропредприятий, к числу которых относятся ИП со штатом до 15 человек и суммарной выручкой за прошедший год менее 120 млн рублей. Каждый предприниматель может проверить, входит ли он в эту категорию, в соответствующем реестре МСП на сайте ФНС.
Если ИП нашёл себя в категории микропредпринимателей, то для найма сотрудников он может воспользоваться следующей схемой:
- Составить штатное расписание — потребуется только при приёме первого работника.
- Подготовить трудовой договор — разработать шаблон и далее пользоваться им при найме новых сотрудников.
- Оформить приказ о приёме (не обязательно).
- Обеспечить ведение трудовой книжки.
- Завести личную карточку сотрудника (не обязательно).
- Пройти регистрацию в Социальном фонде.
Практически для каждого этапа оформления нужно составлять кадровые документы. Упростить эту задачу и не совершить ошибок при подготовке можно, используя готовые унифицированные образцы.
От каждой стороны потребуется предоставление определённого пакета документов. Соискатель представляет документы, удостоверяющие его личность, а также идентифицирующие его как участника системы налогообложения (ИНН) и социального страхования (СНИЛС), подаёт заявление о приёме на работу.
Работодатель, в свою очередь, должен подготовиться и ввести соответствующую должность в штатное расписание, принять заявление, сформировать договор и выполнить ряд иных обязательных условий.
Подробная пошаговая инструкция о приёме первого сотрудника поможет избежать досадных упущений и сделает процесс более удобным и быстрым.
Составление штатного расписания
В первую очередь понадобится разработать штатное расписание (ШР). Без него принимать на работу никого нельзя. Этот документ составляется по образцу Т-3. Обязательно указывают:
- Сведения о работодателе (код ОКПО можно узнать на официальном портале Росстата по ИНН либо ОГРНИП).
- Наименования и нумерацию структурных подразделений (при наличии). Их нумерацию ИП может задать самостоятельно, этот вопрос строго не регламентирован.
- Код для каждой должности. Подходящую комбинацию нужно принять по классификатору ОКЗ.
- Численность персонала, работающего на каждой из должностей.
- Уровень оклада и начисляемых надбавок по каждой должности. Следует учитывать, что минимальный уровень базовой зарплаты должен быть не ниже, чем МРОТ по тому региону, где ИП ведёт свою деятельность.
- Общая сумма заработной платы.
- Включать в штатное расписание самого ИП не требуется.
- ШР вводится в действие приказом, до этого момента документ недействителен. Приказ можно составить в свободной форме. Главное, чтобы он содержал следующие обязательные пункты: утверждение и введение в действие штатного расписания с указанием даты; информацию об ответственном за контроль исполнения приказа (ИП может оставить контроль за собой или возложить на главного бухгалтера, если он есть в штате).
- Штатное расписание подписывает сам ИП и главный бухгалтер (при наличии).
Сформировать ШР нужно один раз – перед наймом первого сотрудника. В пошаговой инструкции по приёму второго и последующих этого пункта нет. При необходимости в документ можно вносить изменения (добавлять и исключать должности, корректировать количество сотрудников, сумму оклада и надбавок). Все изменения также фиксируются внутренними приказами ИП.
Для ИП с наёмными работниками и без штатного расписания предусмотрен штраф вне зависимости от количества персонала.
Как составить трудовой договор
Чтобы устроить человека на работу, работодатель запрашивает у него следующие документы:
- паспорт;
- ИНН;
- СНИЛС;
- форму СТД-Р либо трудовую книжкуа.
Для некоторых категорий работников дополнительно может потребоваться медицинская книжка, справка об отсутствии или наличии судимости, документы об образовании, военный билет.
При формировании документа важно соблюсти все требования ст. 57 ТК РФ, в противном случае ИП ждёт штраф от 10 000 до 40 000 рублей.
Если при составлении договора один или несколько обязательных пунктов будут пропущены, документ всё равно будет иметь юридическую силу. Однако невнимательное отношение к содержанию договора повлечёт за собой штрафы для работодателя.
Документ должен быть составлен в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, а второй получает работник. На каждом экземпляре должны быть подписи обеих сторон. Подписать нужно в течение трёх дней с той даты, когда работник приступил к своим обязанностям.
Желательно перед трудоустройством и подписанием договора ознакомить нового сотрудника с локальными нормативными актами: должностной инструкцией, положением о структурном подразделении (при наличии), положением о коммерческой тайне и другими локальными нормативными актами (ЛНА), которыми ему предстоит руководствоваться в работе.
Приказ о приёме: правила оформления
В соответствии с положениями ст. 68 ТК РФ, оформлять приказ о приёме не обязательно. ИП может сформировать его при необходимости. Трудовой договор будет действителен даже без такого приказа. Подготовить документ можно по шаблону. Оформить и подписать приказ, а также ознакомить с ним работника лучше одновременно с подписанием трудового договора.
Ведение трудовой
По действующему законодательству ведение трудовой книжки в привычном бумажном виде необязательно. Если у вновь принятого человека такая уже есть и он пожелал продолжить её вести, то работодатель должен делать в ней записи в соответствии с приказом Минтруда №320н от 19.05.2021г. Во всех остальных случаях достаточно подавать отчёт в электронной форме в Социальный фонд. Неофициально это называется «электронной трудовой».
Отчёты подаются:
- в течение одного рабочего дня с даты трудоустройства (ею считается дата подписания трудового договора либо приказа о приёме);
- в течение одного рабочего дня с даты расторжения трудового договора;
- в период работы – до 25-го числа месяца, следующего за отчётным.
Важный нюанс: если работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку, это не освобождает его от обязанности направлять отчёты в Социальный фонд в установленном порядке.
Заведение личной карточки работника
Это необязательное действие. При желании предприниматель может завести личную карточку для каждого. Если ИП решил их вести, то оформлять следует по стандартной форме Т-2.
Регистрация в СФ
ИП обязан пройти регистрацию в Социальном фонде как работодатель сразу же после найма первого сотрудника. Это обязательное действие в следующих случаях:
- заключение трудового договора (как бессрочного, так и срочного);
- заключение соглашения ГПХ в случае, если его условиями предусмотрено перечисление взносов от несчастных случаев.
Подать заявление и пакет документов необходимо в течение одного календарного месяца со дня заключения одного из вышеуказанных документов. Если нарушить этот срок, то ИП оштрафуют на сумму 5 000 – 10 000 рублей –, в зависимости от того, на сколько предприниматель просрочил регистрацию.
Существует несколько способов подачи заявления и документов в Фонд:
- лично;
- в МФЦ (предварительно следует уточнить, оказывает ли выбранный центр такую услугу, но пока она есть не у всех);
- через Госуслуги;
- по почте.
ИП зарегистрируют как страхователя по прописке. Фонд оформляет регистрацию в течение трёх рабочих дней после получения заявления и пакета документов. По завершении процедуры ИП получит соответствующее уведомление, а также данные о сумме страховых взносов. Обязанность оплачивать взносы и подавать отчёт возникает с того квартала года, в течение которого была проведена регистрация.
ИП нередко совершают ошибки, которые влекут за собой штрафы со стороны контролирующих органов. К наиболее распространённым относятся:
Ошибка | Последствия | Как избежать |
Некорректный выбор типа оформления | Штраф | Внимательно анализировать особенности деятельности, прежде чем принимать людей; если человек, нанятый для выполнения определённых задач, переходит на постоянную занятость, не забывать переоформлять договор |
Неофициальное оформление | Штраф, взыскание недоуплаченных взносов, лишение свободы | Обязательно устраивать всех наёмных работников официально |
Составление документов с нарушениями ТК РФ | Штраф | Тщательно прорабатывать формы документов с учётом актуальных требований законодательства |
Отсутствие приказа о введении в действие штатного расписания | Штраф | Не забывать оформлять приказ, так как без него штатное расписание будет рассматриваться как недействительное |
Трудоустройство сотрудников — ответственный процесс, и во избежание штрафов и других проблем ИП стоит максимально внимательно изучить требования законов и нормативных актов, прежде чем принимать кого-либо в штат.
Значительно упростить ведение больших объёмов документации можно с помощью систем электронного документооборота. Система ЭДО от ЮKassa позволит автоматизировать и унифицировать документацию, чтобы тратить меньше времени и сил на рутинные операции с ней. Кроме того, в ЭДО можно настроить модуль 1С — бухгалтерские данные будут заноситься автоматически.
Индивидуальный предприниматель имеет право принимать на работу других людей. При этом, как и любой другой работодатель, он обязан оформить трудовые отношения официально с соблюдением требований законодательства.
Если ИП относится к категории микробизнеса, то процесс значительно упрощается, так как нужно оформлять меньше кадровых документов.
После найма первого сотрудника нужно не забыть зарегистрироваться в Социальном фонде, а также своевременно подавать отчётность.
